Abläufe vereinfachen klingt so einfach und entpuppt sich in der Praxis oft als zäh und aussichtslos. Doch die Vereinfachung von Prozessen ist gleichbedeutend mit der Konzentration auf das, was für Ihr Unternehmen wirklich wertvoll ist: Der Hauptgedanke besteht darin, die Effizienz und Qualität der Arbeit zu verbessern und die Verfahren zu automatisieren und zu standardisieren.
Es handelt sich also um eine Praxis, die angepasst werden muss, vor allem, wenn man Aufgaben und Tätigkeiten so weit wie möglich reduzieren und gleichzeitig das Produktivitätsniveau der Organisation aufrechterhalten will.
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Eine der größten Herausforderungen bei der Vereinfachung von Prozessen besteht zweifellos darin, zu entscheiden, welche Prozesse eliminiert werden sollten, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen, d. h. zu ermitteln, welche Tätigkeiten keinen Mehrwert schaffen, aber auf eine durchsetzungsfähigere Weise durchgeführt werden können.
Wenn diese Aufgaben einmal ausgewählt sind, bedeutet dies keine drastische Reduzierung der Aufgaben, sondern eher eine Reduzierung der risikoreichen Aktivitäten für jeden Prozess.
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Abläufe vereinfachen und Vorteile genießen
Die digitale Transformation ist für die Integration neuer Technologien und die Vereinfachung von Prozessen von entscheidender Bedeutung: Sie zielt darauf ab, die Arbeitsweise mehrerer Abteilungen in einer Organisation zu verbessern und zu verändern. Kernelement bildet hierbei die Automatisierung der Geschäftsprozesse. Sie sorgt für die Entlasung der Mitarbeiter und ermöglicht es diesen erst, durch Freiräume kreative Ideen zu entwickeln. Hieraus können sich Patente entwickeln oder neue Geschäftszweige entstehen. Abläufe vereinfachen birgt also enormes, wirtschaftliches Potential.
Warum sollten Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen?
- Optimierung der Ressourcen.
- Einen Mehrwert bieten.
- Beschleunigen Sie die Ergebnisse.
- Erlangung von Wettbewerbsvorteilen auf dem Markt.
- Risiken minimieren.
- Agiler auf Trends reagieren können.
Abläufe vereinfachen
Hier sind 5 Möglichkeiten, mit denen Sie Abläufe vereinfachen und Prozesse im Unternehmen optimieren können:
1. die Chargenverwaltung
Das Hauptmerkmal dieser Produktionsmethode ist die Zerlegung eines Prozesses in unabhängige Schritte, die von spezialisierten Arbeitskräften und Maschinen ausgeführt werden.
Ein sehr gängiges Beispiel in der Automobilindustrie ist die Herstellung eines Fahrzeugs: Anstatt dass eine Gruppe von Arbeitern ein komplettes Fahrzeug baut und dann mit dem nächsten beginnt, wird die Herstellung in spezialisierte Bereiche wie Motor, Reifen usw. unterteilt. So führt jede Gruppe eine bestimmte Aufgabe aus, bis das Fahrzeug fertig ist.
Das Hauptziel der Batcharbeit besteht darin, durch die Bündelung von Aufgaben und die Verringerung der Stundenkosten jedes einzelnen Prozesses in Serie zu arbeiten und so alle für die Erfüllung der Kundennachfrage erforderlichen Ressourcen optimal zu nutzen.
Ein weiteres, sehr einfaches Beispiel ist, dass Sie nicht jedes Mal zum Drucker gehen müssen, wenn Sie etwas im Büro ausdrucken wollen, sondern einfach eine Liste aller benötigten Dateien erstellen und einmal hingehen: Das Ergebnis ist eine höhere Effizienz.
Die Stapelverwaltung ist eine der produktivsten Gewohnheiten, die man sich aneignen kann, da die Aufgaben aufgeteilt werden. Versuchen Sie also, Ihr Unternehmen im Batch-Modus laufen zu lassen und entdecken Sie die positiven Auswirkungen auf Ihre Geschäftsergebnisse!
2. Programm zur Problemlösung
Ein vollständiges Problemlösungstraining als Teil der Mitarbeiterschulung ist eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu optimieren.
Indem Sie sicherstellen, dass die Mitglieder Ihrer Organisation in der Lage sind, Ineffizienzen zu erkennen und nach Lösungen zu suchen, werden Sie bessere Produktivitätsergebnisse erzielen, da jeder in der Lage sein wird, Prozesse eigenverantwortlich zu optimieren und Risiken zu verringern, sowie mehr Innovationen zu ermöglichen.
Dank dieses Programms werden sie unter anderem in der Lage sein:
- Identifizieren Sie das Problem.
- Definieren Sie eine Lösungsmethodik.
- Analysieren Sie die Variablen, die die Produktivität des Unternehmens und die Lernkurve aller Mitglieder des Unternehmens erhöhen.
Implementieren Sie die Lösung.
3. Dashboards
Der nächste Schritt nach der Schulung besteht darin, das richtige Material und die richtigen Ressourcen zur Verfügung zu haben, um diese Ineffizienzen zusammen mit den gewünschten Kennzahlen oder Zielvorgaben der Belegschaft rechtzeitig melden zu können. Agiles Projektmanagement ist hier sicher ein Erfolgsfaktor. Abläufe vereinfachen durch agiles Arbeiten hat sich inzwischen bewährt. Wenn die agile Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen noch fremd ist, kann ein Agile Coach helfen, diesen neuen Ansatz in das Unternehmen zu transportieren. Die gute Nachricht: die agilen Prinzipien sind einfach zu verstehen und leicht zu lernen. Entsprechende Trainings dauern in der Regel nur 2 Tage.
4. Elektronische Unterschriften
Ein konkretes Beispiel, um Abläufe zu vereinfachen: In allen Unternehmen entstehen Dokumente aus Verhandlungen und Transaktionen, die von verschiedenen Mitgliedern der Firma genehmigt werden müssen. Es gibt auch den Fall von Verträgen, die von den beteiligten Parteien im Rechtsbereich unterzeichnet werden.
In Anbetracht dieser Tatsache ist es für die Effizienz und Optimierung dieser Tätigkeiten von entscheidender Bedeutung, dass Instrumente zur Verfügung stehen, mit denen jedes beliebige Dokument online unterzeichnet werden kann.
Hinzu kommt, dass viele Unternehmen heute ihre gesamten internen Abläufe durch digitale Lösungen in die Cloud verlagern, um mehr Sicherheit und Produktivität zu erreichen.
In diesem Sinne besteht der große Vorteil elektronischer Signaturen darin, dass unnötige Schritte vermieden werden, wenn Genehmigungen oder Verträge erforderlich sind: Mit diesem Tool können Dokumente die richtigen Personen erreichen, so dass diese mit wenigen Klicks den Unterzeichnungsprozess von jedem mobilen Gerät aus durchführen können, ohne dass jeder Unterzeichner durch offizielle Dokumente in physischem Format, per E-Mail oder per Videokonferenz identifiziert und authentifiziert werden muss.
Die elektronische Unterschrift erhöht definitiv die Zufriedenheit der Parteien, beschleunigt die Antwortzeit und erhöht die Anzahl der pro Tag bearbeiteten Dokumente.
5. Arbeitshandbücher
Um Arbeitshandbücher oder Anweisungen in Ihrem Unternehmen zu erstellen, müssen alle Prozesse zuvor gründlich analysiert werden: Sobald sie definiert und standardisiert sind, werden sie in einem Dokument festgehalten, damit sie von den Arbeitnehmern erlernt und angewendet werden können. Abläufe vereinfachen ist insbesondere dort sehr effizient, wo viele manuelle, identische Schritte notwendig sind. Arbeitshandbücher sind deshalb ein exemplarisches Beispiel.
Die Prozessoptimierung führt zu kontinuierlichen Verbesserungen in Organisationen, indem Verschwendung vermieden, Fehler korrigiert oder unnötige und unproduktive Aufgaben für deren Wachstum beseitigt werden.
