Kleine Änderungen mit maximaler Wirkung. Bei der Prozessoptimierung und der Optimierung von Ressourcen geht es um die Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen. Dies betrifft alle Aufgaben, Dienstleistungen, sowie die Herstellung von Produkten. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen 5 Punkte Plan an die Hand. Er ermöglicht es Ihnen, einen Fahrplan zu erstellen, um die besten Ergebnisse zu erzielen, indem Sie die Ressourcen in optimaler Weise nutzen.
Wir leben in einem sich schnell verändernden Markt. Neue Technologien und ein sich wandelnde Verbrauchergewohnheiten machen es erforderlich, dass Unternehmen über flexible Organisationen verfügen, um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Um dies zu erreichen, ist es für Unternehmen Prozessoptimierung wichtig.
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Was ist Prozessoptimierung?
Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um eine Technik, die es einem Unternehmen ermöglicht, alle seine Geschäftsprozesse zu analysieren, um mögliche Fehler zu beseitigen und sie vor allem durch Zeitersparnis effizienter und effektiver zu gestalten. Gleichzeitig ermöglicht die Prozessoptimierung Risiken frühzeitig zu identifizieren.
Besonders nützlich ist Prozess Optimierung immer dann, wenn es sich um Prozesse handelt, die Seite langer Zeit “immer so” gemacht wurden. Denn dort, wo sich Routine einschleicht, besteht die Gefahr, dass Prozesse nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen und ineffizient werden. Um derartige Prozesse zu identifizieren, ist eine eingehende Analyse erforderlich, auf die wir im weiteren Verlauf des Textes eingehen werden. Diese Analyse kann uns helfen Schwachstellen zu erkennen. Der Prozess hilft also, dem Unternehmen viel Zeit und Geld zu sparen.
Unternehmen sind dank Prozessoptimierung in der Lage, externe und interne Informationen schneller zu integrieren, wodurch sich die Analysefähigkeit verbessert. Sie können schneller handeln und folglich die durch Zeitverluste und unnötige Fehler verursachten Geschäftsverluste minimieren. Kurz gesagt: Prozessoptimierung lohnt sich.
Prozessoptimierung einfach erklärt
Das “Wie” ist immer die große Frage. Die Form der Optimierung ist in allgemeiner Form schwer zu beantworten, weil jedes Unternehmen unterschiedlich arbeitet. Ohne die Details und das Geschäftsmodell zu kennen, lassen sich jedoch allgemein gültige Spielregeln festhalten. Wir geben Ihnen deshalb im folgenden Praxisbeispiele anhand deren die Prozessoptimierung einfach erklärt wird. Wenn Sie sich der Bedeutung der Prozessoptimierung im Unternehmen bewusst sind und den folgenden 5 Punkte Plan berücksichtigen, werden Sie schon bald eine Verbesserung feststellen.
Prozessoptimierung Phasen
Prozessoptimierung läuft in fünf Phasen ab. Wenn mehrere Prozesse optimiert werden, dann können sich diese Phasen auch überlappen. Wichtig ist hierbei, dass jeder Prozess alle fünf Phasen durchläuft.
Schritt 1: Identifizierung von Problemen oder Schwachstellen
Jetzt ist es an der Zeit, sich alle Fragen zu stellen:
- Wo ist Sand im Getriebe?
- Welche Prozesse sind umständlich?
- Wo versagt das Unternehmen?
- Wo wird die meiste Zeit verbraucht?
- Welche Prozesse sind sehr alt und womöglich verkrustet?
- Sind Ihnen Prozesse der Mitbewerber bekannt, dann fragen Sie sich: wo liegen die Unterschiede? Was läuft beim Mitbewerber besser oder weniger gut als im eigenen Unternehmen?
- Sind Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter mit einem bestimmten Prozess unzufrieden?
Zusätzlich zu diesen Fragen sollten Sie alle Prozesse auflisten, sie nach ihrer Bedeutung und ihren Zielen innerhalb des Geschäftsprozesses in eine Rangfolge bringen und den Zeitaufwand für jeden einzelnen Prozess schätzen.
Bei der Identifizierung von Schwachstellen helfen Marktanalyse sowie interne und externe Umfragen. Der Bereich Marktanalyse ist umfangreich und komplex, weshalb wir diesem Thema einen eigenen Beitrag gewidmet haben. Unbedingt lesen. Umfragen können helfen, die Zufriedenheit der Kunden oder Lieferanten zu verstehen und daraus Abläufe zu identifizieren, die angepasst werden sollten.
Schritt 2: Status Quo überdenken
Sind die Schwachstellen bekannt, so ist es jetzt an der Zeit, über die Prozesse, bei denen Verbesserungsbedarf festgestellt wurde, nachzudenken. Denn manchmal sind umständliche Prozesse schlicht notwendig, etwa wenn sie regulatorisch so gefordert sind. Differenzieren Sie also die Schachstellen. Unterscheiden Sie, welche davon hausgemacht sind. Führen Sie bei diesen ein intensives Brainstorming mit allen am Prozess beteiligten Parteien durch, damit Sie objektive Standpunkte erhalten, die Ihnen gute Ideen für Verbesserungen liefern.
Schritt 3: Umsetzung
Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie wie verbessern wollen, geht es an die Umsetzung dieser Veränderungen. An diesem Punkt können Sie möglicherweise Tools zur Prozessautomatisierung einsetzen. Wir haben hierzu bereits mehrere Artikel veröffentlicht, die Ihnen helfen werden und die Umsetzung erleichtern.
- Nehmen Sie ihre Mitarbeiter mit. Erklären Sie die notwendigen Veränderungen und das langfristige Ziel. Wertschätzende Kommunikation ist hierbei unerlässlich.
- Geben Sie den Mitarbeitern die nötige Sicherheit. Beschäftigungsgarantien oder Bonuszahlungen können helfen, die Veränderung zu aktiv mitzutragen.
- Setzen Sie Ziele und Zwischenziele.
- Definieren Sie einen Kostenrahmen für jeden einzelnen Punkt der Optimierung.
- Sorgfältige Projekt Planung.
Schritt 4: Kontrolle
Wie immer dürfen Sie nicht bei der Umsetzung stehen bleiben. Es ist wichtig, den Überblick über die Prozesse und die daran vorgenommenen Änderungen zu behalten. Fragen Sie sich, ob die von Ihnen eingeführten Änderungen wirklich ihren Zweck erfüllen. Wenn nicht, gehen Sie zurück zu Schritt 2 und überdenken Sie die Situation.
Nützliche Tools für die Prozess Optimierung
Je nach den Prozessen, die Sie optimieren und automatisieren wollen, gibt es eine Reihe von Tools auf dem Markt. Wir möchten einige empfehlen, die sehr nützlich sein können:
- Automatisierte Buchführung: gleicht Bankumsätze automatisch mit den gesendeten Rechnungen ab. Erstellt Angebote, Mahnungen und Schriftverkehr automatisch und liefert interessante Analyse Werkzeuge mit. Hier Anbieter vergleichen.
- Intelligente Telefonanlage: Das ideale Werkzeug, um die Erreichbarkeit zu verbessern, den Kundenservice zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu sparen.
- Prozessoptimierung Weiterbildung – entsprechende Schulungen erhalten Sie über Ihre lokale IHK.
- Dokumentenmanagement-Software zur Verwaltung aller Dokumente über eine einzige Plattform.
- Mit KI Technologien wie Chat GPT lassen sich Abläufe vereinfachen und Prozesse optimieren. Die Chat GPT Kosten sind überraschend gering. Die Investition lohnt sich oftmals innerhalb weniger Wochen.
Dies sind einige der Instrumente, die wir vorschlagen, um bestimmte Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren.
Prozessoptimierung Weiterbildung
Nichts ist so beständig wie der Wandel. Deshalb ist eine “Prozessoptimierung Weiterbildung” für alle betroffenen Mitarbeiter empfehlenswert. Um hierbei ideal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen zu können, sollte diese Weiterbildung idealer Weise innerhalb der Firma stattfinden und durch erfahrene Kollegen durchgeführt werden. Auf diese Weise gewinnen Sie nicht nur das Vertrauen der Belegschaft, sondern können auch auf Kritik frühzeitig eingehen.
Interne Weiterbildung hat auch den Vorteil, dass dies ein hohes Maß an Wertschätzung gegenüber den erfahrenen Mitarbeitern ausdrückt. Gleichzeitig wird das Wissen innerhalb der Firma besser zugänglich. Interne Weiterbildung ist äußerst günstig.
Prozessoptimierung in der Produktion
Bei Produktionsprozessen kann Optimierung zu mehr Effizienz führen und / oder die Qualität dahingehend verbessern, dass Ausschuss reduziert wird. Gerade in der Produktion besteht allerdings auch das Risiko, dass veränderte Prozesse zum kompletten Stillstand ganzer Produktionslinien führen kann.
Um diesen Worst-Case zu verhindern, kann es helfen, die Produktionslinie digital nachzubauen. In einer 3D Simulation lässt sich somit feststellen, ob das Zusammenspiel der einzelnen Maschinen gewährleistet ist.
- Laufwege, aber auch
- Laufbahnen von Kran oder
- Schwenkbereiche von Industrie Robotern sowie
- veränderte Hitzefelder
müssen in der Simulation berücksichtig werden. Auch Lieferwege für verarbeitete Produkte müssen auf mögliche Kollisionen und Hindernisse überprüft werden. In der Produktion gestaltet sich Prozessoptimierung daher aufwendiger, liefert aber gleichzeitig das höhere Potential. Wichtig ist, dass Sie die entscheidenden Schritte gehen und hierbei keine Angst vor dem Scheitern zeigen.
Das größte Hindernis
“Wir müssten mal…” und dann passiert nichts. Diese Situation kennt wohl jeder und gerade bei komplexen Veränderungen mit ungewissem Ausgang ist “wir müssten mal” häufig anzutreffen. Dabei ist jedoch klar: der Markt schläft nicht. Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit. Wenn sich also Ihre Mitbewerber mit Prozessen befassen und diese optimieren, dann erhält der Endkunde womöglich ein besseres Produkt zum niedrigeren Preis. Prozessoptimierung ist ein echter Wettbewerbsvorteil und muss als solcher auch klar benannt werden.
Das größte Hindernis sind somit nicht Budgets oder Zeit.
- Es braucht Mut, um verkrustete Prozesse anzupacken.
- Es braucht Argumente, um die Belegschaft von den Vorteilen zu überzeugen.
- Und es braucht Tatkraft um die Veränderung anzupacken.
Wir wünschen Ihnen diese drei Eigenschaften und vor allem gutes Gelingen bei jeder Veränderung.
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