Die Buchhaltung im Startup ist ein wichtiges, weil notwendiges Thema. Damit Sie schnell und direkt die für Sie passende Lösung finden, haben wir uns auf die Suche gemacht. In diesem Artikel finden Sie kurz und kompakt alle Infos zur Buchhaltung im Startup.
Der beste Weg, Ihr Unternehmen zu analysieren, ist die Messung von Kennzahlen. Eine gute Buchhaltung ist also mehr als nur “Steuern berechnen”. Gute Buchhaltung liefert auch Kennzahlen und Analyse Werte, die Ihnen bei der Entwicklung Ihres Kleingewerbes oder Startups deutlich helfen werden.
Buchhaltung im Startup
Eine gute Buchführung muss einfach zu führen und zu verstehen sein. Sie muss auf jeden Fall zuverlässig, genau und nachvollziehbar sein und dazu dienen, rechtzeitig die richtigen Informationen zu liefern.
▶︎ Buchhaltung im Startup: Software
Aus rein rechtlicher Sicht muss die Buchhaltung jedoch noch ganz andere Belange erfüllen. Sie muss die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens dauerhaft und vollständig widerspiegeln. Wie Sie das tun, ist tatsächlich Ihnen überlassen. Sie können tatsächlich ganz klassisch Papier Bücher hernehmen und dort manuell alle Buchungen eintragen. Praktikabel ist dies jedoch nicht. Excel hat sich bei Startup Unternehmen und Kleingewerbe etabliert. Nimmt das Unternehmen konkrete Formen an, kommen Sie an einer professionellen Software jedoch nicht umher.
Generell gibt es verschiedene Arten von Buchhaltungssystemen:
- Doppelte Buchführung: Dies wird in den meisten Schulen als Grundkurs in Rechnungswesen unterrichtet. Jede Transaktion wird auf zwei Konten verbucht, von denen eines belastet oder belastet werden muss und das andere um einen entsprechenden Betrag entlastet oder entlastet werden muss. Am Ende des Jahres lassen sich diese Konten “schließen”. Sie sind dann auf Null und ein neues Geschäftsjahr beginnt. Dieses System ist hervorragend, erfordert jedoch einen buchhalterischen Hintergrund, um es im Detail zu verstehen und zu beherrschen.
- IT Buchführungssysteme: Es gibt verschiedene Programme auf dem Markt. Sie sind schnell und ermöglichen es Ihnen, automatisch Buchungen durchzuführen und tagesaktuelle Abschlüsse zu erstellen. Die Programme gleichen auch die im System erfassten Buchungen mit den tatsächlichen Umsätzen auf dem Geschäftskonto ab. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung. Es spart auch eine Menge Zeit.
- Vereinfachte Buchführung: Als Kleingewerbe wird Ihnen unter bestimmten Umständen gestattet, die vereinfachte Buchführung zu anzuwenden. Hierbei werden nur Einnahmen (+) und Ausgaben (-) erfasst und am Jahresende so der Jahresüberschuss ermittelt. Da in diesem System alle Transaktionen nur einmal erfasst, entweder als Einnahmen oder Ausgaben, können jedoch Fehler nur schwer festgestellt werden. Auch die Berechnung der Umsatzsteuer ist bei diesem System etwas schwieriger. Wir empfehlen deshalb, von Anfang an auf eine professionelle Lösung zu setzen. Die Programme sind inzwischen so günstig, dass sich die Buchführung Kleingewerbe locker leisten können. Kalkulieren Sie mit ca 14 EUR pro Monat.
Wie erstellt man einen Buchungssatz in vereinfachter Buchhaltung?
Die Methode der vereinfachten Buchhaltung ist ausschließlich für natürliche Personen mit unternehmerischer Tätigkeit, bestimme Kleingewerbe und Freiberufler möglich. Erkunden Sie sich bitte beim zuständigen Finanzamt, ob Sie unter die Regelung der vereinfachten Buchhaltung fallen.
- Verwenden Sie ein Notizbuch oder Excel, um die Transaktionen für den Monat und die Monatssummen für jede Kategorie zu erfassen.
- Nutzen Sie für jeden Monat des Jahres mindestens eine Seite, deren Umfang von der Anzahl der monatlichen Transaktionen abhängt. So können Sie die Summe für jeden Monat sehr leicht errechnen.
- Die Spalten müssen auch die Umsatzsteuer ausweisen. Achten Sie darauf, dass es neben den 19% Umsatzsteuer auch 7% ermäßigten Steuersatz sowie 0% bei Unternehmen mit Reverse Charge Verfahren gibt.
In den ersten drei Spalten tragen Sie das Datum, die Transaktionsdaten und die Kontonummer ein. Versuchen Sie, alle Rechnungen per Überweisung zu bezahlen, und achten Sie darauf, alle Einzelheiten in Excel zu vermerken (Kauf, Datum und Rechnungsnummer). Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Liste mindestens wöchentlich zu aktualisieren, damit Sie einen guten Überblick behalten.
Die anderen Spalten dienen der Erfassung von Ertrags- und Aufwandskategorien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Zum Glück kann Excel weit über 100.000 Zeilen verwalten – Sie haben hier also sehr viel Platz für wirklich alle Details. Im Allgemeinen benötigen Sie auch eine ausreichende Anzahl von Spalten, um die Ausgabenposten zu erfassen. Wenn Sie für eine bestimmte Ausgabe nur eine Buchung pro Jahr vornehmen, brauchen Sie für diesen Posten keine eigene Spalte zu eröffnen, sondern können ihn in einer Spalte “Sonstige Ausgaben” mit einem Vermerk erfassen.
Vorteile von Buchhaltungs Software
Für die ersten Wochen ist die Buchhaltung im Startup via Excel eine gute Möglichkeit um Einnahmen und Ausgaben festzuhalten. Spätestens jedoch, wenn das Unternehmen wächst, Sie neue Kunden gewinnen oder Produkte auf den Markt bringen, müssen Sie zu einer professionellen Buchhaltungs Software wechseln.
- Die Systeme unterstützen Sie nicht nur dabei, die Buchungen durchzuführen sondern prüfen die Buchungen auch auf mögliche Fehler.
- Professionelle Software kann Belege via iPhone scannen und Daten automatisch in die richtigen Felder eintragen. Das spart Zeit und reduziert Ihr Risiko im Falle einer Prüfung.
- Die Umsatzsteuer Meldung wird automatisch erzeugt und an das richtige Finanzamt übermittelt.
- Entschließen Sie sich, eine UG oder GmbH zu gründen, müssen Sie darüber hinaus eine “Gewinn- und Verlustrechnung” oder eine “Bilanz” erstellen. Auch diese Aufgaben übernimmt professionelle Software für Sie auf Knopfdruck.
- Die eingangs angesprochenen Reports zu Umsatzentwicklung und Prognosen gehören ebenfalls zum Portfolio von Anbietern wie Lexoffice.
Gegenüberstellung:
Wir haben Ihnen hier ganz bewusst die Buchhaltung im Startup via Excel mit der Buchhaltung via Software verglichen. Beide Varianten haben ihre Vorteile. In eine Software muss man sich einarbeiten und sie kostet rund 14 € pro Monat. Excel ist günstiger, liefert dafür nicht den Komfort und die Sicherheit einer professionellen Software Lösung.
▶︎ Rechtssichere Website – 10 Punkte Plan
