Geschäftsprozesse automatisieren

Geschäftsprozesse automatisieren

Geschäftsprozesse automatisieren – Kosten sparen

Bereits 1913 begann Henry Ford mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen als er das Modell T am Fließband fertigen lies. Was vor über 100 Jahren begann wird aktuell in eine neue Dimension katapultiert. Dabei ist der Grundgedanke seit Henry Ford der selbe: „Verminderung der Ansprüche an die Denktätigkeit des Arbeitenden und eine Reduzierung seiner Bewegungen auf das Mindestmaß“. Das erhobene Ziel ist also die Steigerung der Produktivität.

 

Kosten sparen

Wenn wir heute die Strategien von CEO’s der alten Branchen betrachten, geht es häufig um Kosten sparen. Die Ausgaben zu reduzieren ist zum Mantra der Gestrigen geworden. Die Strategie wird häufig mit Einsparprogrammen und Automatisierung in Verbindung gebracht. Doch ist es das wirklich?

Geschäftsprozesse automatisieren bedeutet nicht, Kosten zu sparen. Nein, die Effizienz steht im Mittelpunkt. Es geht deshalb vielmehr darum, die wertvolle Arbeitskraft Mensch effizienter zu nutzen. Mit der selben Teamstärke mehr erreichen. Das Kosten-Nutzen Verhältnis verbessert sich dann ebenfalls automatisch. In diesem Punkt unterscheidet sich auch der Ansatz von Henry Ford mit dem Heutigen. Während Ford die Denktätigkeit des Arbeiters reduzieren wollte, steht heute genau das Gegenteil im Fokus.

Tipp: das aktuelle Förderprogramm der Bundesregierung bezuschusst Maßnahmen, mit denen Sie Geschäftsprozesse automatisieren oder digitalisierung mit bis zu 50.000 EUR je Antragsteller. Details zum Förderprogramm finden Sie her:  ▶︎ Fördermittel nutzen

 

Geschäftsprozesse automatisieren & skalieren

Im Gespräch mit dem CEO einer internationalen Großbank erklärte dieser sein aktuelles Einsparprogramm. 10% der Belegschaft sollten das Unternehmen verlassen. Mathematisch war es eine einfache Rechnung: würde er sein Sparprogramm in dieser Form fortschreiben, hätte die renommierte Großbank in 10 Jahren keine Mitarbeiter mehr. Da hilft auch keine Automatisierung.

Automatisierung der Geschäftsprozesse Industrie 4.0 Wir zeigten ihm daraufhin das Potential indem wir Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten sparen. Der Trick: statt wertvolle Mitarbeiter zu entlassen, soll deren Produktivität erhöht werden. 10% pro Jahr. Die selbe Taktik führt zu einem beeindruckenden Ergebnis: die Großbank verdoppelt ihr Volumen in gleicher Zeit. Statt auf (statistisch) Null zu fallen.

Das bedeutet: Geschäftsprozesse effizienter gestalten und automatisieren muss das erklärte Ziel jedes Unternehmens sein. Wer das volle Potential dieser Strategie verstanden hat, wendet es auf die aktuelle Belegschaft an und skaliert. Gefahr droht hingegen, wenn in alten Modellen gedacht wird, weil Kosten sparen und Stellenabbau der Skalierung entgegen stehen.

 

Automatisierung heißt mitdenken!

Im Zeitalter des digitalen Wandels sind Social Media Portale nicht mehr weg zu denken. Facebook, Twitter, Instagram, TikTok, Youtube – all diese Portale haben eine Gemeinsamkeit. Ohne den Content ihrer Nutzer wären sie leer und nutzlos.

So wie jeder Nutzer einen kleinen Beitrag zum Gesamterfolg der Social Media Portale leistet, so tun es Mitarbeiter im Unternehmen. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen geht es deshalb Vorrangig darum, das Potential der Mitarbeiter zu erkennen und zu nutzen.

 

Automatisierung planen

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Für die Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen gibt es deshalb keine Blaupause. Jedes Unternehmen wird die Umstellung daher ein wenig anders angehen. Im Nachfolgenden möchten wir Ihnen dennoch ein paar wichtige Faktoren mit an die Hand geben.

 

1. Bestandsaufnahme

Beginnen sie den Prozess mit einer Bestandsaufnahme.

  • Welche Geschäftsprozesse sind bereits automatisiert?
  • Sind diese Prozesse optimal?
  • Welche Verbesserungen sind denkbar?
  • Gibt es Prozesse im Unternehmen die einfach “schon immer” so sind?
  • Welche Geschäftsprozesse verursachen die höchsten Kosten? Um welche Kostenart handelt es sich hierbei?

Häufig beginnen Unternehmen mit der Automatisierung, wo die meisten Probleme auftreten, weil dort die Verbesserung am deutlichsten sichtbar wird. Andere Firmen entscheiden sich dafür, einen aufwendigen Prozess zu vereinfachen um somit Ressourcen zu gewinnen. Wir erleben auch häufig, dass Software veraltet ist und Unternehmen das notwendige Update nutzen um damit auch Geschäftsprozesse zu automatisieren. Denn in der Regel ist Software eben auch nur ein Teil eines Prozesses, eingebettet in eine Geschäftsstrategie.

Automatisierung Geschäftsprozesse AmazonWichtig ist: Führen Sie die Bestandsaufnahme gründlich durch. Egal, welche Variante Sie bevorzugen – Ihre Erfolgschancen sind am größten, wenn Sie mit kleinen Schritten beginnen. Prozesse von geringer Komplexität also um dann Schritt für Schritt auch tiefgreifende Änderungen durchzuführen. Passende Beispiele finden Sie hier im Artikel etwas weiter unten.

 

2. Marktbeobachtung

Machen wir uns nichts vor: egal was Sie planen, irgend eine Firma hat diese oder ähnliche Strategien bereits umgesetzt. Das ist wunderbar, weil Sie das Know How dieser Firma ideal nutzen können. Die Herausforderung ist tatsächlich, die passende Referenz zu finden weil interne Strategien extern meist verborgen bleiben. Umso mehr lohnt sich die Marktbeobachtung, weil sie wertvolle Geheimnisse zu Tage fördert.

Mit welchen Strategien waren Mitbewerber erfolgreich? Welche Automatisierung ist gescheitert und warum? Gibt es erfolgreiche Beispiele aus anderen Branchen, welche sich adaptieren lassen?

Marktbeobachtung ist wichtig, weil sie hilft, teuere Fehler zu vermeiden. Gleichzeitig kann Marktbeobachtung auch zu neuen Ideen inspirieren. Niemand kennt Ihr Unternehmen so genau, wie die eigene Belegschaft. Nutzen Sie deshalb das Know-How indem Sie Ideen Wettbewerbe und Marktbeobachtung intern initiieren.

 

3. Priorisierung

Erfolgserlebnisse tun gut. Beginnen Sie deshalb dort, Geschäftsprozesse automatisieren, wo Sie ziemlich sicher Erfolgreich sein werden. Ein kleiner Teilbereich. Ein Prozess, bei dem das Risiko gering ist. Planen Sie außerdem 10% mehr Zeit ein als üblich.

Warum? Nicht nur der Prozess wird effizienter, auch die Umsetzung selbst wird mit jedem zusätzlichen Projekt an Effizienz gewinnen. Um diesen Benefit zu erhalten, ist es jedoch wichtig, gründlich zu reflektieren:

  • Was ist gelaufen, wie geplant?
  • Wo waren wir besser als erwartet?
  • Welche Aspekte haben zu Fragen geführt?
  • Wie sind an den Geschäftsprozess andockende Einheiten mit der Automatisierung umgegangen?
  • Was können wir das nächste mal noch besser machen?

Die Antworten auf diese Fragen sind wichtig, weil Sie für die Priorisierung der nächsten Prozesse erheblich sind. Die anfangs investierten 10% extra sind bereits im zweiten oder dritten Zyklus wett.

Was kann passieren? Ein bekannter Konzern plante die größten und wichtigsten Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die komplette Kundenannahme und Verwaltung sollte effizienter werden. Die Umstellung der Teilsysteme war fest und straff geplant. Vergessen wurde jedoch die 10% Feedback Schleife. So erkannte der Konzern viel zu spät, dass Software und Hardware nicht kompatibel waren. Die Umplanung warf das gesamte Projekt um über ein Jahr zurück.

Es ist deshalb extrem wichtig, den Erfolg der Teilprojekte gründlich zu erörtern. Stimmen von Management, Mitarbeitern und Kunden sollten neben dem Projekt-Team eingeholt werden. Das lohnt sich, weil Sie damit Fehlentscheidungen vermeiden und Kosten sparen werden.

 

4. Umsetzung planen

Sie brauchen ein Big Picture in welchem sich die einzelnen Prozesse bzw. Teilprojekte einfügen. Nachdem Sie priorisiert haben, welcher Geschäftsprozess zuerst automatisiert werden soll, beginnt die Detailplanung. Für die Umsetzung sind vor allem die Ressourcen wichtig, weil Mitarbeiter / Räumlichkeiten / Maschinen nur begrenzt zur Verfügung stehen. Auch darf die Projektumsetzung den eigentlichen Geschäftsbetrieb nicht blockieren.

Geschäftsprozesse können unterschiedlicher Natur sein:

  • Produktionslinien
  • Softwareentwicklung
  • Kundenverwaltung
  • Interne Abläufe
  • Audit / Compliance Prozesse

Meisten sind mehrere Bereiche zu Teilen betroffen. Für jede involvierte Einheit ist deshalb ein Soll/Ist Vergleich oder Gap-Analyse hilfreich. Die Ergebnisse dieser Analyse sind wertvoll, weil Sie die Detailplanung ermöglichen und Fehler reduzieren. Weniger Fehler => Kosten sparen

Für den Bereich Audit & Regulations gelten besondere Regeln. Behörden erwarten teilweise noch ein Fax oder bestehen auf von Hand unterschriebene Dokumente. Ihre Compliance Einheit kennt die besonderen Gepflogenheiten und sollte deshalb von Anfang an eingebunden werden.

 

5. Wasserfall oder Agile?

Wasserfall und Agile sind etablierte Prozessmodelle. Das Wasserfallmodell hat sich für etablierte Prozesse durchgesetzt. Immer dann, wenn genau klar ist, wer wann was benötigt. Materialbestellung zum Beispiel oder die Anlage eines Kunden im System funktionieren immer gleich. Die Anforderung ist immer identisch. Sie ist deshalb 1:1 reproduzierbar. Die einzelnen Stufen im Wasserfall sind daher immer gleich:

1. Anforderung
2. Planung & Schätzung
3. Budgetfreigabe
4. Umsetzung
5. Testphase
6. Implementierung

Das Wasserfall Model eignet sich deshalb perfekt für reproduzierbare Prozesse.

Das Wasserfall Modell stammt noch aus den Zeiten der letzten Industrialisierung. Endlose “Wunschlisten” mit IT Anforderungen wurden seit dem geschrieben. Es sind also Wünsche der Fachabteilungen mit denen das Unternehmen voran gebracht werden soll. Das Ping-Pong zwischen Fachabteilung, IT und Management führte häufig zu Missverständnissen. Teuere Fehler waren deshalb die Folge und deren Behebung verschlang weiteres Budget. Am Ende fehlten die Mittel um die wirklich wichtigen Funktionen zu implementieren. Aufgebrauchtes Budget und nahende Deadlines führen im Wasserfall aber auch häufig dazu, dass die Testphase zu kurz kommt. Das ist dramatisch, weil im Wasserfall erst zum Schluss getestet wird. Das Risiko unfertiger Produkte ist deshalb charakteristisch für den Wasserfall Projekte.

 

Agile & Scrum

Agiles Projektmanagement hingegen spielt seine Vorteile immer dann aus, wenn Neuland betreten wird. Beispiele sind das erste iPhone oder SpaceX, die Rakete die mehrmals zum Mond und zurück fliegen kann. Es sind visionäre Projekte. Ideen, die noch nie zuvor umgesetzt wurden und für die es daher auch keine Vorlage gibt.

Im Projektmanagement wurde schnell klar, dass sich komplexe Probleme nicht im Wasserfall Konzept lösen lassen. Agile oder auch Scrum sind deshalb immer dann erfolgreich, wenn Innovation gefragt ist. Agiles Projektmanagement ist dynamisch. Es reagiert flexibel auf Veränderungen. Wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren, stoßen Sie zwangsläufig auf Unwägbarkeiten. Schon rein deshalb, weil Firmen zu komplex sind um wirklich alle Abhängigkeiten im Vorfeld detailliert planen zu können. Agile Projekte sind deshalb die Lösung. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen:

  • Kosten sind besser planbar
  • Ergebnisse bis zu 30% schneller erreichbar
  • Höhere Partizipation und Motivation der Mitarbeiter
  • Geringes Risiko, weil Probleme frühzeitig erkannt werden.

 

Wenn Sie Agile & Scrum noch nicht kennen, werden Sie jetzt denken: das sind großmündige Versprechen. Wir können Ihnen jedoch aus eigener Erfahrung bestätigen, dass agile funktioniert. Hunderte Erfolgs-Storys würden hier den Rahmen sprengen. Fakt ist, dass inzwischen alle DAX Konzerne sowie alle EuroStoxx500 Konzerne agile Erfahrungen gesammelt haben. Einige dieser Firmen gäbe es heute nicht mehr, würden diese noch nach Wasserfall arbeiten.

Insofern ist bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht nur der jeweilige Prozess sondern das gesamte Projekt betroffen. Die Art wie wir Projekte planen, umsetzen und tracken hat sich nachhaltig verändert.

 

6. Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung begleitet das gesamte Projekt. Sie ist deshalb integraler Bestandteil von Schritt 3, der Priorisierung. Am Ende jedes Teilprojekts erfolgt zudem ein Review. Dieses Meeting sollte etwa einen halben Arbeitstag einnehmen und die Projktmitglieder sowie den Auftraggeber (Geschäftsführer / CEO) umfassen. Wichtig ist, dass diese Veranstaltung sachlich und wertschätzend abläuft. Kein Fingerpointing also sondern ehrlicher Austausch auf Augenhöhe. Nur so gewinnen Sie die Informationen, die Sie für die Planung der nächsten Schritte benötigen.

 

Was ist mit Ausgaben und Kosten?

Bei agilen Projekten gilt der Grundsatz “The project is a money box”. Das bedeutet, dass das gesamte Projekt ein Maximalbudget an Zeit und Geld aufweist. Das Projekt ist daher beendet, wenn eine Bedingung erfüllt ist

  • das Budget ist aufgebraucht
  • das Projektziel wurde erreicht

Nachdem in Scrum die wichtigsten Aufgaben zuerst umgesetzt werden, erhalten Sie diese auch zuerst. In den nachfolgenden Sprints können Fehler behoben und Verbesserungen durchgeführt werden. So steigert sich die Gesamtqualität nachhaltig. Extra Funktionen und Komfort werden zum Schluss hinzu gefügt sofern noch Zeit und Geld vorhanden sind.

 

Welche Implementierungsmethode funktioniert am besten?

Studien haben ergeben, dass agile Projekte deutlich schneller ablaufen und gleichzeitig kostengünstiger sind. Die Qualität ist zudem höher. In vielen Fällen konnten so Produkte entwickelt werden, die am Markt überdurchschnittliche Preise erzielen konnten. Ein besseres Produkt bei geringeren Entwicklungskosten – wer möchte das nicht?

Um diesen Status zu erreichen ist Scrum sicher ein hilfreiches Konzept. Es bedeutet aber auch, Verantwortung abzugeben. Transparenz und Ehrlichkeit gegenüber den Mitarbeitern werden durch Loyalität und besondere Leistung belohnt. Ein Beispiel hierfür sind die oben beschriebenen Ideenwettbewerbe zur Marktbeobachtung. Sie sparen die hohen Kosten externer Beraten und schonen deshalb die Bilanz.

 

Die Wahl der richtigen Tools

Im Bereich des agilen Projektmanagements ist Atlassian Marktführer. Die australische Software Firma betrat zunächst mit “Jira” den Markt. Die Software verwaltet alle Aufgaben die innerhalb des Projekts anfallen. Vorteile sind:

  • sehr einfach zu nutzen
  • keine Einarbeitung notwendig
  • niedrige Kosten
  • Visuelle Darstellung
  • Planung / Analysen in Echtzeit.

Wir alle kennen PowerPoint. Um Geschäftszahlen und Entwicklungen in Powerpoint abbilden zu können, müssen diese zunächst extrahiert, in Excel aufbereitet, dann in Powerpoint eingebunden werden. Es folgen meist Abstimmungen zu Inhalt bis schließlich die eigentliche Präsentation beginnt. Die Zahlen sind zum Zeitpunkt der Vorstellung gerne 2-3 Wochen alt.

Wer Geschäftsprozesse automatisieren möchte, sollte deshalb direkt bei den eigenen Zahlen beginnen. Der Reporting Prozess eignet sich schließlich hervorragend zur Automatisierung. In Jira werden alle Zahlen in Echtzeit aufbereitet. Die interaktiven Charts sind sogar mit dem zu Grunde liegenden Datenmaterial verknüpft. So kann der Nutzer beliebig tief in das Zahlenwerk eintauchen. Ganz nebenbei entfällt der Aufwand für PowerPoint Folien und spart deshalb auch Kosten. Die Berichterstattung darf somit als Paradebeispiel im Bezug auf “Geschäftsprozesse automatisieren Kosten sparen” genannt werden.

 

Gefahren frühzeitig erkennen

Die Firma Haribo hatte zum Beispiel die Konsolidierung unterschiedlicher Warenwirtschaftssysteme zum Ziel. Über die SAP S/4HANA Plattform wollte Hariob Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten sparen. Zunächst klang alles sehr logisch, weil künftig nur noch eine Plattform gewartet und entwickelt werden müsse. Doch die Umsetzung gestaltete sich deutlich komplexer als ursprünglich angenommen. So hatte der Süßwarenhersteller sogar Probleme, seine Ware kurz vor Weihnachten 2018, rechtzeitig in die Regale zu bekommen!

Projekte, wie die SAP S/4HANA-Implementierung bei Haribo, können vielfältige Ursachen haben. Scheitern derartige Pläne ist der Hauptgrund meist schlechte Planungs. Häufig gepaart mit unzureichendem Change-Management. Im Fall Haribo gehen Branchenkenner gar von dreistelligen Millionen-Kosten aus. Unternehmen müssen ihre Strategie deshalb gründlich planen. Sie müssen daher zu aller erst wissen, welche Hauptfunktionen sie mit der Software automatisieren möchten.

 

Kommunikation

Geschäftsprozesse automatisieren – das klingt zunächst sehr technisch. Tatsächlich liegt in jedem dieser Automatisierungsprojekte ein hoher IT Anteil. Automatisierung und IT das gehört zusammen. Damit die Story jedoch eine Erfolgsstory wird, ist die richtige Kommunikation entscheidend.

 

Leitfaden & Praxistipps:

  1. binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess mit ein, weil Sie auf diese optimal partizipieren.
  2. Nutzen Sie die gesamte Belegschaft als Marktbeobachter indem Sie “Change Initiativen” ausrufen. Das lohnt sich doppelt, weil es Kosten spart und Mitarbeiter motiviert.
  3. Eine Jobgarantie hilft, auch skeptische Mitarbeiter von der notwendigen Automatisierung zu überzeugen. – Kommunizieren Sie klar und verbindlich, dass die Firma Geschäftsprozesse automatisieren muss um alle Arbeitsplätze langfristig zu erhalten. Legen Sie dar, dass es sich um eine Wachstumsstrategie handelt.
  4. seien Sie offen für Feedback. Das ist wichtig, weil Sie den Change nicht alleine vollziehen können.
  5. Je nach Unternehmensgröße reicht ein Briefkasten oder eine anonyme Email Adresse, über welche Mitarbeiter Lob, Kritik und Sorgen teilen können.
  6. suchen Sie nach Fehlern um aus diesen zu lernen. Die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet großartige Chancen. Sie sollten deshalb aber auch misstrauisch sein, wenn Ihnen nur “beste” Ergebnisse berichtet werden. Den kein Projekt dieser Größenordnung verlief je fehlerfrei.

 

 

Beispiele – Geschäftsprozesse automatisieren

Kommen wir zum Schluss zur Kernfrage: welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren? Grundsätzlich eignet sich jeder Prozess. Kosten/Nutzen und Komplexität lassen jedoch eine gewisse Periodisierung zu. Die folgenden Praxistipps werden helfen, denn Firmen starten häufig mit folgenden Prozessen:

Archivierung von Verträgen

Digitale Archive sind günstiger und sicherer als ein Papier-Archiv. Für die Umstellung auf digitale Archivierung gibt es etablierte Software am Markt. Die Projektumsetzung überrascht daher durch schnelle Erfolge.

Arbeitszeitüberwachung

Moderne Tools zur Arbeitszeitüberwachung erleichtern die Zeiterfassung. Sie sind flexibel nutzbar und können um Zusatzfunktionen erweitert werden. Hersteller bieten teilweise auch Apps über welche sich Mitarbeiter informieren und Zeiten korrigieren können. Der Weg zur freien Vertrauensarbeitszeit kann ebenfalls eine Vereinfachung darstellen.

Bestellung von Büromaterial

Marketplace Plattformen gestatten es, bestimmten Mitarbeitern Budgets zuzuweisen. Diese können dann das jeweilige Büromaterial eigenverantwortlich bestellen. Analysen und Reports helfen den Überblick zu behalten. Die Lieferung erfolgt direkt an die betroffene Abteilung. Mit nur 30 EUR pro Monat ist diese Maßnahme sicherlich die günstigste denkbare Form wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren möchten! ▶︎ Geld sparen beim Büromaterial

Feedback & Dialogsysteme

Marktforschung ist teuer. Auch hier lässt sich durch den Einsatz von Chatbots und digitalen Dialogsystemen kräftig an der Efizienzschraube drehen. Entsprechende Tools sind inzwischen ausgereift und günstig als Standardsoftware erhältlich.

Vereinfachung von Genehmigungsprozessen

Mancher Genehmigungsprozess stammt noch aus analogen Zeiten. Wo mit Stempel und Vier-Augen-Prinzip genehmigt wird, drängen sich digitale Lösungen geradezu auf. So kann durch die Beantwortung weniger Fragen ein Risiko ermittelt und der Prozess automatisch freigegeben werden. Aufwand und Komplexität sind abhängig vom Genehmigungsprozess aber durchaus überschaubar.

Interner Support

Eine Wissensdatenbank für das Unternehmen ist das Ziel. Jeder Mitarbeiter sollte sich selbst helfen können, weil das schnell und effizient ist. Ein internes Wiki kann aber auch dem internen Support helfen, Fragen gezielter zu beantworten. Ein passendes Tool hierfür ist confluence, die Kosten liegen bei rund 2,80 € pro Mitarbeiter pro Monat.

Reiseplanung / Reisebuchung

Was früher “im Vorzimmer” erledigt wurde, ist heute integraler Teil aller Reiseplattformen. Über Portale wie Hotel.de und Bahn.de lassen sich auch Geschäftsreisen günstig buchen. Entsprechende Freigaben und Budgetvorgaben können vorab definiert werden. Die Umsetzung ist schnell, einfach und unkompliziert möglich.

Bewerbungsprozess

Über online Formulare füllen Bewerber relevante Daten zur Person und CV direkt aus. Auf diese Weise lassen sich Bewerber filtern, Informationen ergänzen und später auch direkt in die Personalakte übernehmen. Die Komplexität ist je nach Ausgestaltung niedrig bis mittel.

Interne Dokumentation digitalisieren

Analog um internen Support bietet sich das Tool Confluence an. Es vereinfacht die interne Dokumentation und spart deshalb erheblich Zeit bei der Suche. Confluence gehört deshalb seit Jahren zum Standard Repertoire in kleinen Firmen wie internationalen Konzernen.

Mitarbeiter Telefonbuch

Eine große internationale Bank hatte tatsächlich bis 2006 Karteikärtchen auf den Tischen stehen. Die gesammelten Visitenkarten waren natürlich hoffnungslos veraltet. Der Aufwand, den richtigen aus knapp 80.000 Mitarbeitern zu erreichen somit eine zeitaufwendige Angelegenheit. Ein digitales Telefonbuch ist immer aktuell und spart somit Zeit. Die Umsetzung ist einfach mit Standardsoftware zu bewältigen. Komplexität niedrig bis mittel.

Intelligente Telefonanlagen

ISDN wird abgeschaltet. Die Investition in eine neue Telefonanlage wird daher ohnehin erforderlich. Intelligente Telefonanlagen reagieren situativ. Sie leiten eingehende Gespräche der Festnetznummer intelligent um. Entweder an den Sachbearbeiter oder in ein bestimmtes Team oder ermöglichen es dem Anrufer eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Diese wird automatisch transkribiert um sie als Email dem richtigen Sachbearbeiter zu senden – inklusive dem zugehörigen Fall. Intelligente Telefonanlagen können daher erheblich zur Effizienzsteigerung beitragen und erhöhen messbar die Kundenzufriedenheit.

Onlineshop

Wir sind davon überzeugt, dass sich jedes Produkt und jede Dienstleistung online verkaufen lässt. Kürzlich haben wir einen Osteopathen einen Onlineshop erstellt, welcher fortan seine Behandlung als Kurs verkauft. Digital 24/7 können geplagte Menschen nun Schmerz Hilfe erhalten. Ein Shop kann deshalb vielfältige Produkte verkaufen und so das eigene Sortiment sinnvoll erweitern.

Digitale Formulardatenbank

Falls Ihr Unternehmen noch mit Papierformularen arbeitet: die Umstellung auf digitale Formulare ist einfacher als viele glauben. Digitale Formulare können online ausgefüllt werden. Die Ergebnisse lassen sich auch in Relation schalten. Beispiel: Feld Kinder > 0, dann Name der Kinder abfragen. Auf diese Weise lässt sich sicher stellen dass Formulare vollständig und konsistent gefüllt sind. Weniger Rückfragen führen daher zu Zeitersparnis.

 

Praxistipps zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Die hier vorgestellten Maßnahmen sind nur die Spitze des Eisbergs. Sie können nahezu jeden Geschäftsprozess automatisieren. Betrachten Sie hierzu Ihr Unternehmen aus der Vogelperspektive. Wie ist der jeweilige Prozess aufgebaut und welchen Zweck verfolgt dieser?

Ein Prozess ist mehr als eine Ansammlung von Anweisungen. Ein Geschäftsprozess ist vielmehr die in Worte gefasste Umsetzung der Unternehmenspolitik. Es ist somit das große Ziel des Unternehmers, heruntergebrochen auf den Detailgrad des einzelnen Prozesses. Damit wird klar, dass Geschäftsprozesse automatisieren tief in die Struktur und Philosophie des Unternehmens einwirken. Es liegt schlussendlich an der Art und Weise der Umsetzung, ob der Change ein Erfolg wird. Und zwar ganz unabhängig davon, ob es ein einfacher oder komplexer Geschäftsprozess ist.

In jedem Fall muss zunächst das Unternehmen vom Ziel und der Notwendigkeit überzeugt sein. Nur wenn alle an einem Strang ziehen wird die Automatisierung erfolgreich. Und nur dann kann das Unternehmen vom Wachstum profitieren, skalieren und schließlich auch Kosten sparen.

Weitere Informationen:

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▶︎ Tools für Gründer


 

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Von Chris

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