Mit der Projekt Planung steht und fällt jedes Projekt. Damit dein nächstes Projekt ein voller Erfolgt wird, geben wir dir hier 11 Tipps mit an die Hand. Kurz und knackig. Los geht’s!
Ein Projekt, das kann die neue Firmenhomepage sein, vielleicht müssen Sie Geschäftsprozesse automatisieren oder eine neue Social Media Strategie entwickeln. Projekte können äußerst vielfältig sein. Doch eines haben alle Projekte gemeinsam: eine gründliche Planung ist Grundvoraussetzung wenn es am Ende ein Erfolg werden soll. Gut geplant vermeiden Sie Stress, Chaos und teuere Revisionen. Die Planung zahlt sich daher wirklich aus.
Sehr zu empfehlen ist daher auch der Beitrag zu Agiles Projektmanagement ← unbedingt lesen
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#1 Zielsetzung
Bevor wir etwas unternehmen, müssen wir wissen, wohin die Reise geht. Was kommt auf uns zu? Welches Ziel möchten wir erreichen und welche Hindernisse sind jetzt schon bekannt? Die Zielsetzung ist für jedes Projekt unterschiedlich aber für die Projekt Planung extrem wichtig.
Die Zielsetzung ist auch notwendig, um über alle relevanten Informationen zu verfügen, die wir für eine optimale Ergebnisprognose benötigen. Deshalb müssen wir in diesem Fall alle notwendigen Informationen und Daten recherchieren und dokumentieren.
- Ziel-Zustand
- Rahmenbedingungen
- bekannte Hindernisse
- Erfahrungen aus vergangenen Projekten
- Gewünschte Veränderungen
- Externe Faktoren (z.B. regulatorischer Art)
#2 Wählen Sie Ihr Team
Schritt 2 der Projekt Planung ist das Projektteam. Je kleiner das Team, desto besser. Einzelne Teams sollten nie größer als 9 Personen sein, um die Kommunikationswege kurz zu halten. Bei komplexen Projekten daher besser mehrere Spezial Teams parallel starten, jedoch nie mehr als 9 Personen je Team.
Ein Team sollte aus den Experten bestehen, die zur Lösung der Aufgabe notwendig sind. Achten Sie dabei auf “Labertaschen” und Selbstdarsteller, welche zu jedem Thema einen Kommentar abgeben aber wenig zur Lösung selbst beitragen. Diese Menschen können Gift sein für das Projektteam und müssen daher außen vor bleiben.
Damit das Team ideal zusammen arbeitet, empfiehlt es sich zudem, eingangs ein Team Event zu veranstalten.
#3 Verfügbare Ressourcen
Sobald das Team ausgewählt ist, müssen wir uns darüber im Klaren sein, wie viele und welche Ressourcen wir für das Projekt zur Verfügung haben. Ressourcen sind alles, was für ein erfolgreiches Projekt nötig ist. Hierunter fallen also
- Personalressourcen
- Wissen
- Räumlichkeiten
- Material (z.B. für Prototypen)
- Budget
- Genehmigungen und Lizenzen
- Zugriff auf externes Know-How
Die Planung der Ressourcen ist ein wichtiger Schritt in der Projekt Planung weil es dramatisch sein kann, wenn Sie zu Ende des Projekts feststellen, dass eine Lizenz ein Patent oder Markenrechte fehlen.
#4 Budget
Natürlich. Ohne Geld geht nichts. Die Kostenseite wird immer kritisch betrachtet und es kann je nach Unternehmen sehr schwierig sein, an Budget zu kommen. Daher ist es notwendig, die Kostenprognose für jedes Projekt zu prüfen und regelmäßig zu aktualisieren. Bei agilen Projekten geht dies sogar so weit, dass das gesamte Projekt eine “Money Box” ist. Das heißt, das Projekt ist zu Ende, sobald das Budget aufgebraucht ist – oder das ursprüngliche Projektziel erreicht wurde.
#5 Verfügbare Zeit
Projekte werden heute üblicherweise in Sprints geplant. Ein Sprint dauert 2-4 Wochen und hat immer ein nutzbares Ergebnis zur Folge. Die Projektzeit wird daher anhand der geplanten Sprints berechnet. Gehen wir also davon aus, dass ein Sprint 3 Wochen dauert und 8 Durchläuft nötig sein werden um eine komplexe Lösung zu finden, so liegt die geplante Projektzeit bei 24 Wochen. Übrigens hat auf diese Weise ein Projektteam ein vollkommen neues Elektroauto geplant, konzipiert und umgesetzt und damit auf der Automobilausstellung größten Respekt erhalten. Denn während bei den alteingesessenen KfZ Herstellern ein Neuwagen 6-8 Jahre nur auf dem Papier existiert, hat das kleine Team mit Sprints die Laufzeit auf 20% optimieren können.
Denken Sie deshalb in Funktionen. Bewerten Sie Komplexität und planen Sie die Zeit in Sprints.
#6 Prioritäten setzen
Innerhalb desselben Projekts gibt es mehrere Etappen, die jedoch nicht alle gleich wichtig sind. Wir wollen das Haus nicht vom Dach aus bauen. Daher sind Prioritäten wichtig. Bein der Planung in Sprints werden themenähnliche Aufgaben zusammen gefasst, auch wenn deren Priorität unterschiedlich ausfällt. Das Gesamtbild ist hier wichtiger, Bau des Kellers, Bau des Erdgeschosses, etc wären in diesem Beispiel die Sprints. Hier ist Detailkenntnis des Produkts sowie Feingefühl in der Projekt Planung gefragt.
#7 Zusammen arbeiten
Früher gab es starre Strukturen. Chef und Mitarbeiter. Ober sticht Unter. Doch für den Erfolg der Firma zählt einzig die Lösung. Trennen Sie sich deshalb vom Gedanken der alten Strukturen. Gemeinsam zusammen arbeiten als Team schafft nicht nur bessere Lösungen sondern beschleunigt auch Entscheidungen. Hierdurch sparen Sie nicht nur Geld sondern gewinnen auch wertvolle Erfahrung für kommende Projekte.
Wenn wir unser Team zusammen stellen, ist es deshalb wichtig, dass die Personen auch menschlich gut miteinander zusammen arbeiten können. Denn nur wenn das Team selbständig und entscheidungsfreudig arbeitet, entwickelt es innovative Lösungen.
#8 Stolpersteine auf dem Weg
Wenn wir ein Projekt beginnen, wissen wir, dass früher oder später unvorhergesehene Ereignisse eintreten werden. Einflüsse, mit denen wir nicht gerechnet haben und Fehler die nicht vorhersehbar waren. Aus diesem Grund ist es wichtig, verschiedenen Szenarien vorzubeugen und sie sich vorzustellen. Ein pessimistischer Blick kann daher Gefahrenpotential und die Stolpersteine auf dem Weg frühzeitig identifizieren.
#9 Einwirkungen
Alle Teilnehmer des Projekts müssen 100% hinter dem Projekt stehen. Das ist klar. Doch oft wird vergessen, dass die alte Aufgabe dieser Mitarbeiter für die Dauer des Projekts ruht. Nur wenn sich die Mitarbeiter zu 100% auf das Projekt konzentrieren können, wird es ein Erfolg. Für die Projektplanung bedeutet das, dass Sie Ersatz besorgen müssen. Jemand muss sich um das ursprüngliche Tagesgeschäft der Projektmitarbeiter kümmern. Auch Einwirkungen von außen (X kennt sich doch aus mit Y, kann er mal schnell schauen?) müssen unbedingt verhindert werden.
#10 Effektive Kommunikation üben
Ohne Kommunikation sind alle anderen oben genannten Schritte sinnlos. Jedes einzelne Mitglied Ihres Teams muss über die verschiedenen Phasen, Sprints, Schritte, Entscheidungen, Änderungen usw., die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden, informiert sein. Nur so kann eine gute Koordination gewährleistet werden. Tägliche, kurze Meetings können helfen um alle Kollegen auf den aktuellen Stand zu bringen.
#11 Überwachung und Messung
Nur so können wir feststellen, ob das, was wir geplant haben, nützlich war. Wenn wir messen und nachfassen, können wir rechtzeitig Änderungen vornehmen und aus Fehlern für künftige Projekte lernen. Um den Projekterfolg greifbar zu machen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen, hilft Software wie Jira von Atlassian. Jira ist weltweit Marktführer im agilen Projektmanagement. Die Software ist besonders einfach zu bedienen. Graphische Auswertungen zeigen Erfolg sowie Abweichung von der Planung.
Fazit
Jedes Projekt ist unterschiedlich. Die 11 Punkte zur erfolgreichen Projekt Planung werden Ihnen helfen, ein grandioses Projekt zu meistern. Zeit ist Geld. Deshalb hilft die beschriebene Projektplanung, schnell und effizient Ziele zu erreichen damit Sie genügend Kapazität haben, um flexibel Schritt für Schritt das Projekt zu realisieren. Lesen Sie deshalb auch den Leitfaden “agiles Arbeiten” welchen wir Ihnen hier kostenlos veröffentlich haben.
