Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Daten der Entgeltabrechnung elektronisch an die Rentenversicherung übermitteln, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Das soll Zeit und Aufwand sparen, sowohl für die Unternehmen als auch für die Prüfer. Was bedeutet das für die Praxis und wie können sich Arbeitgeber darauf vorbereiten?
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Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Was Arbeitgeber wissen müssen
Die euBP soll die Betriebsprüfung effizienter und transparenter gestalten. Durch die elektronische Übermittlung und Auswertung der Daten können Ungereimtheiten oder fehlende Meldungen schneller erkannt und geklärt werden. Das kann die Prüfdauer vor Ort reduzieren oder sogar eine Prüfung entbehrlich machen.
Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein Verfahren, bei dem die Rentenversicherungsträger die Daten der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung im Vorfeld der Prüfung elektronisch anfordern und auswerten. Die Daten werden aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm heraus zusammengestellt und verschlüsselt an die Rentenversicherung übermittelt. Dort werden sie mit einer speziellen Analysesoftware geprüft.
Die euBP soll die Betriebsprüfung effizienter und transparenter gestalten. Durch die elektronische Übermittlung und Auswertung der Daten können Ungereimtheiten oder fehlende Meldungen schneller erkannt und geklärt werden. Das kann die Prüfdauer vor Ort reduzieren oder sogar eine Prüfung entbehrlich machen.
Die euBP wird bereits seit dem Jahr 2014 von den Rentenversicherungsträgern angeboten, aber bisher nur auf freiwilliger Basis genutzt. Seit dem 1. Januar 2023 ist sie jedoch grundsätzlich verpflichtend, soweit es die Daten der Entgeltabrechnung betrifft1. Die Daten der Finanzbuchhaltung können weiterhin freiwillig übermittelt werden.
Voraussetzungen für Arbeitgeber
Um an der euBP teilnehmen zu können, müssen Arbeitgeber einige Voraussetzungen erfüllen:
- Sie müssen ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwenden, das die erforderlichen Daten in einem standardisierten Format bereitstellen kann.
- Sie müssen die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen, wie zum Beispiel Bescheinigungen oder Nachweise, ebenfalls elektronisch führen und auf Anfrage zur Verfügung stellen1.
- Sie müssen die Daten auf Anforderung des Prüfdienstes der Rentenversicherung elektronisch übermitteln. Eine Übergabe auf einem Datenträger ist nicht möglich.
- Sie müssen den Datenschutzvorschriften entsprechen und sicherstellen, dass die Daten nur für die Betriebsprüfung verwendet werden.
Arbeitgeber sollten sich rechtzeitig mit ihrer Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungssoftware vertraut machen und prüfen, ob es den Anforderungen der euBP entspricht. Außerdem sollten sie ihre Entgeltunterlagen digitalisieren und ordnen, um eine reibungslose Übermittlung zu gewährleisten.
Gibt es Ausnahmen oder Übergangsfristen?
In besonders gelagerten Einzelfällen können Arbeitgeber auf Antrag von der Verpflichtung zur euBP befreit werden. Dies gilt jedoch maximal bis zum 31. Dezember 2026 und auch nur für begründete Fälle. Der Antrag muss beim Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers gestellt werden.
Für die Führung der ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026. Bis dahin können Arbeitgeber diese Unterlagen noch in Papierform führen.
Welche Vorteile hat die euBP?
Die euBP bringt sowohl für Arbeitgeber als auch für die Rentenversicherung einige Vorteile mit sich:
- Die euBP spart Zeit und Aufwand, da die Daten nicht mehr manuell gesichtet und geprüft werden müssen.
- Die euBP erhöht die Qualität und Transparenz der Betriebsprüfung, da Fehler oder Unstimmigkeiten schneller erkannt und behoben werden können.
- Die euBP fördert die Digitalisierung und Modernisierung der Entgeltabrechnung und der Betriebsprüfung.
- Die euBP schont die Umwelt, da weniger Papier verbraucht wird.
Die euBP ist somit ein wichtiger Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen und nachhaltigen Sozialversicherung.
Auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten, sollten Sie folgende Schritte beachten:
- Prüfen Sie die Prüfungsanordnung des Finanzamts auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben. Wenn Sie Formfehler oder Unstimmigkeiten feststellen, können Sie Widerspruch einlegen oder eine Verschiebung des Termins beantragen12.
- Stellen Sie alle Unterlagen zusammen, die der Prüfer sehen möchte. Dazu gehören die Daten der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung, die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sowie alle relevanten Belege, Bescheinigungen und Nachweise. Die Unterlagen sollten digital geführt und aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm heraus übermittelt werden3.
- Legen Sie fest, wer mit dem Prüfer spricht und wer nicht. Es empfiehlt sich, Ihren Steuerberater und Buchhalter bei der Betriebsprüfung anwesend zu haben. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Ablauf und den Umfang der Prüfung und weisen Sie sie an, keine Auskünfte zu geben, die nicht angefordert werden1.
- Nehmen Sie an der Schlussbesprechung teil und klären Sie mögliche Auffälligkeiten oder Beanstandungen mit dem Prüfer. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Kompromisse zu finden oder Fragen zu stellen.
- Nutzen Sie das Informationsangebot Ihrer IHK. Sie zahlen hierfür Beiträge also sollten Sie auch das KnowHow der IHK bestmöglich einsetzen. Wenn Sie Mitglied in einem anderen Unternehmerportal sind, können Sie dort natürlich ebenfalls auf Wissen zugreifen.
Mit einer guten Vorbereitung können Sie die Betriebsprüfung reibungslos und erfolgreich abschließen. Elektronisch unterstützt vielleicht sogar etwas schneller als dies bislang der möglich war.
