Für mich als neuer Selbstständiger gehört die Buchführung zu den ungeliebten Tätigkeiten. So hielt ich Ausschau nach der passenden Buchhaltungssoftware, die Abhilfe schafft und zugleich einfach zu bedienen ist. Belege schreiben, Rechnungen ausstellen, Angebote anfertigen, Aufträge entgegennehmen und Vorgänge überprüfen, also mir Bescheid geben wenn etwas nicht passt – das stand auf meiner Wunschliste.
Zu Beginn der Selbstständigkeit startete ich mit Excel. Das war besser als nichts aber rückwirkend betrachtet vor allem ein großes Risiko für mich. Das Risiko, dass etwas durch rutscht, Zahlen nicht zusammen passen oder Belege vergessen werden – viel zu Riskant. Ich habe mich deshalb mit sevDesk beschäftigt und stelle diese Software heute vor:
Test: Buchhaltungssoftware von sevDesk
Alles soll so weit wie möglich automatisch ablaufen. So möchte ich das! Mir war es ein großes Anliegen, meine Belege zu automatisieren und meine Buchhaltung mittels Software zu vereinfachen. Bei sevDesk ist das möglich. Die eingehenden Daten können so in einfachen Schritten weiter verarbeitet werden. Auch der direkte Kontakt mit dem Steuerberater ist damit gegeben. Die wichtigen Belege und Rechnungen werden ihm übermittelt. Das war nicht immer so. Denn bevor ich diese Buchhaltungssoftware genutzt habe, fiel es mir immer schwer, alle Unterlagen für die nötige Steuererklärung griffbereit zu haben. Immer wieder kam es zu einer Nachreichung.
Eine Buchhaltungssoftware ist für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater deshalb eine echte Hilfe. Dank sevDesk müssen keine Belegdaten mehr extra eingegeben werden. Sollte ein Beleg fehlen, macht das Programm eigenständig darauf aufmerksam. sevDesk arbeitet selbstständig und ordnet die einzelnen Belege und Dokumente den bestimmten Vorgängen automatisch zu.
Praktisch war auch: sevDesk hat mir 50% Rabatt auf die ersten 12 Monate gegeben. Ich habe nur Code: FINA50 im Warenkorb eingegeben und zack, war der Preis halbiert. Denn ich gebe es offen zu: der Preis war für mich eben auch ein wichtiges Argument.
Die einfache Funktionalität von sevDesk ist erstaunlich
Alle Zahlungsvorgänge werden von sevDesk.de für mein Unternehmen übernommen. Dabei zieht sich ein roter Faden durch alle Bereiche. Ich habe sozusagen meinen „Butler“ in Sachen Buchhaltung für mich ausfindig gemacht, der mir vom Eingang der Rechnung bis hin zur Übermittlung an die Buchhaltung einen sicheren Dienst verrichtet.
Die Dokumentation
Das Management der einzelnen Dokumente gestaltet sich einfach. Gewünschte Aktionen können per Mausklick verrichtet werden. Dabei wird dem Nutzer jede einzelne Transaktion im Überblick aufgezeigt. Jede einzelne Transaktion wird dabei mit dem elektronischen Kassenbuch abgeglichen. Ist der passende Beleg nicht vorhanden, kommt eine umgehende Aufforderung, den Beleg nachzureichen. Die vielen unterschiedlichen Transaktionen werden in zeitlicher Abfolge dargestellt. So ist für jeden Nutzer umgehend erkennbar, welche Buchung ihre Dringlichkeit hat und welche noch weiter aufgeschoben werden kann.
Die diversen Rechnungen können bequem durchsucht werden, damit immer die perfekte Organisation gegeben ist. Die diversen Rechnungen können in die gewünschten Überweisungsvorlagen übertragen werden, in Folge kommt es zur Verbuchung. Alle Zahlungsempfänger sind auf einen Blick ersichtlich. So sind die wichtigsten Geschäftsverbindungen immer up to date. Geschäftsdaten und die jeweiligen Bankverbindungen zu meinem Geschäftskonto und den Paypal Umsätzen finden sich im entsprechenden Archiv wieder.
Die Zahlung
Es kommt zur automatischen Kreditoren- und Debitorenabrechnung. In Folge steht die Verbuchung an. Zudem werden auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die Abschreibung sowie die Buchung vorgenommen. Das Abhandeln von diversen Zahlungen erfolgt mit dieser Buchhaltungssoftware sehr einfach und unkompliziert. Ebenso kann eine Umsatzsteuervoranmeldung via Elster kann vorgenommen werden.
Entsprechende Vorlagen für diverse Überweisungen können auch gleich übernommen werden. So kommt es zur direkten Überweisung des offenen Betrages auf das gewünschte Konto. Manuelle online Überweisungen, wie sie für mich bislang bekannt waren, sind mit der richtigen Buchhaltungssoftware nicht mehr nötig. Das spart eine Menge Zeit, weil sevDesk hier direkte Anbindungen zu vielen Banken direkt mitbringt. Das ist wirklich ein großer Vorteil. Banken, die mit sevdesk zusammen arbeiten.
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
Auch dafür wurde die perfekte Lösung geschaffen, die anhand der passenden Cloud gegeben ist. In dieser Cloud werden alle Daten abgespeichert. So ist eine einfache Verwaltung von unterschiedlichen Stellen sehr gut möglich. Vorab brauchte ich dafür immer einen eigenen Speicherplatz, dieser ist nun nicht mehr nötig. Die Cloud informiert meinen Steuerberater über alle Buchungen in meinem Unternehmen. Dieser kann eventuelle Korrekturen vornehmen.
Inzwischen habe ich mich von meiner Excel Buchhaltung verabschiedet. Auch ein klassisches Rechnungsprogramm welches nur Vorlagen und Textbausteine bot, war sofort aus dem Rennen. Interessant waren eigentlich nur Lexoffice und sevDesk. Wobei sevDesk einfach deutlich mehr bietet. Hier sind viele Module bereits inklusive, die bei Lexoffice dazu gekauft werden müssen oder nur über Drittanbieter überhaupt erhältlich sind. Hierzu zählt zum Beispiel, der Belegimport per Email. Das ist bei sevDesk Teil des Services während Lexoffice an der Stelle auf merkwürdige Drittanbieter setzt – die dann auch meine Unternehmensdaten hätten – da war sehr schnell klar, dass Lexoffice raus ist.
Bei sevDesk – und das hat mir besonders gefallen – sind alle wichtigen Funktionen bereits inklusive. Trotzdem gibt es die Möglichkeit, Funktionen wie die Zeiterfassung für 5,- pro Monat dazu zu buchen. Ich habe mit dieser Buchhaltungssoftware eine wertvolle Stütze gefunden, welche mir die Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) durchführt und eine Umsatzsteuervoranmeldungen mittels Elster erledigt.
Anfangs als ich dieses Tool nutzte, brauchte ich gelegentlich die passende Hilfestellung, die mir anhand der gut geschulten Mitarbeiter im Support auch immer wieder gerne gegeben war. Dabei handelt es sich um qualifizierte Buchhalter, die mir mit Rat und Tat in Finanz- und Buchhaltungsfragen zur Seite stehen. Alle sprechen fließend Deutsch – super!
Buchhaltung per App
Ich bin viel unterwegs. Manchmal sind es auch die 5 Minuten an der Bushaltestelle, die einfach überbrückt werden müssen. sevDesk bietet eine App an. Über diese habe ich nicht nur die Finanzen meines Unternehmens immer im Blick. Ich kann dort auch auf die Kontaktdaten meiner Kunden zugreifen. Das ist hilfreich, etwa wenn ein Termin verschoben werden muss oder ich einen wichtigen Vermerk machen möchte. Egal wo ich bin, Zuhause, im Park oder im Café – Buchhaltung per App ist eine feine Sache, die ich so nicht mehr missen möchte.
Die App ist bei sevDesk übrigens kostenlos mit dabei. Klar ist aber auch, dass die App die Desktop Variante nicht ersetzt. Zuhause am Laptop ist die Verwaltung der Umsätze eben doch viel einfacher, weil das Laptop Display erheblich größer ist.
Buchhaltungssoftware Kosten
Gerade zu Begin der Selbstständigkeit sollen die Kosten so niedrig wie möglich sein. Das war auch bei mir so und deshalb startete ich mit Excel. Lexoffice bietet 4 verschiedene Pakete an. Soll die für Selbständige wichtige Einnahmen-Überschuss Rechnung dabei sein, kostet Lexoffice 16,90 im Monat. Bei sevDesk beginnt das kleinste Paket bei 7,90 und geht bis hoch zu 43,- im Monat wenn ein komplettes Warenwirtschaftssystem inkludiert sein soll.
Welche Paket zu wem am besten passt, lässt sich hier pauschal nicht sagen. Am besten, unter „Tarife & Preise“ die aktuellen Pakete checken und ein geeignetes Modell ausprobieren. 14 Tage sind immer kostenlos. Manchmal werden auch Aktionen angeboten, mit längerer Testphase.
