Die E-Rechnung kommt. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue Regelung in Kraft, die viele Unternehmer, Kleinunternehmen und Freiberufler betrifft: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. Dieses digitale Rechnungsformat ersetzt zunehmend die klassische Papier- oder PDF-Rechnung und bringt viele Vorteile mit sich, wie höhere Effizienz, geringere Fehlerquoten und eine schnellere Bearbeitung.
Doch was bedeutet das konkret für Sie und Ihr Unternehmen? In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung, gehen auf die Gesetzesgrundlage ein und geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie die Umstellung auf das neue Format in Ihrem Betrieb erfolgreich meistern. Die Checkliste zur E-Rechnung können Sie am Ende des Artikels kostenfrei downloaden.
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Gesetzesgrundlage: Die Verpflichtung zur E-Rechnung
Die Verpflichtung zur Einführung des neuen Formats geht auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU zurück, die festlegt, dass öffentliche Auftraggeber in der EU ab 2020 nur noch elektronische Rechnungen annehmen dürfen. In Deutschland wurde diese Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Bisher galt die Pflicht vor allem für den öffentlichen Sektor, doch mit dem Jahressteuergesetz 2023 wird die Regelung ab 2025 auf alle Unternehmer ausgeweitet.
Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Unternehmen – egal ob große Konzerne, Mittelständler oder Freiberufler – verpflichtet sind, elektronische Rechnungen im XML-Format zu erstellen und zu empfangen, wenn sie an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber Rechnungen ausstellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur digital übermittelt, sondern auch maschinell lesbar ist. Das bedeutet, dass eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird, nicht als E-Rechnung gilt. Stattdessen handelt es sich um strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, die von Softwareprogrammen direkt verarbeitet werden können.
Diese Formate ermöglichen eine automatische Übertragung von Rechnungsdaten, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Es handelt sich also um ein spezielles Format. Ein PDF zählt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers.
So implementieren Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen
1. Überprüfung der bestehenden Buchhaltungssysteme
Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt. Viele moderne Programme wie sevdesk bieten bereits die Möglichkeit, Rechnungen im ZUGFeRD-¹ oder XRechnung-Format zu erstellen². Sollte Ihre Software diese Funktion nicht anbieten, lohnt sich ein Update oder der Wechsel zu einem Anbieter, der das neue Rechnungsformat standardmäßig integriert hat.
2. Schulung der Mitarbeiter
Da die Umstellung auf die E-Rechnung für viele Unternehmen eine erhebliche Veränderung bedeutet, ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter frühzeitig zu schulen. Insbesondere das Buchhaltungs- und Vertriebsteam muss genau wissen, wie E-Rechnungen erstellt, versandt und empfangen werden.
▶︎ Mehr dazu: Buchhaltung Ausbildung
3. Kommunikation mit Geschäftspartnern
Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die Umstellung auf E-Rechnungen. Geben Sie an, welche Formate Sie ab 2025 akzeptieren und ob es spezielle Anforderungen gibt. Diese Information sollte auch in Ihren AGBs und auf Ihrer Website leicht zugänglich sein.
4. Technische Infrastruktur aufbauen
Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur in der Lage ist, E-Rechnungen sicher zu übermitteln und zu empfangen. Dazu gehören sichere E-Mail-Systeme, Cloud-Lösungen oder Schnittstellen zu Rechnungsplattformen, die den Datenfluss gewährleisten.
▶︎ Tipp: mit einer modernen Buchhaltungslösung wie sevdesk oder lexoffice haben Sie die nötigen Funktionen automatisch zur Hand.
5. Compliance sicherstellen
Die gesetzlichen Anforderungen an die Elektronische Rechnung umfassen nicht nur die Erstellung, sondern auch die Archivierung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert und für Betriebsprüfungen jederzeit zugänglich sind. Dafür gibt es spezialisierte Anbieter, die rechtssichere Archivierungslösungen bieten.
Fünf häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
1. Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist eine einfache Bilddatei, die zwar digital übermittelt, aber nicht maschinell gelesen und verarbeitet werden kann. Eine E-Rechnung hingegen basiert auf strukturierten Datenformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung, die es ermöglichen, Rechnungsdaten automatisiert in Buchhaltungssysteme zu importieren. Dies reduziert manuelle Arbeitsschritte und minimiert Fehler.
2. Welche Formate gelten als E-Rechnung?
In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung die gängigsten Standards. ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem lesbaren PDF, während XRechnung ein reines XML-Format ist. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und werden ab 2025 verpflichtend für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.
3. Wie können kleine Unternehmen und Freiberufler die Umstellung finanzieren?
Für kleinere Unternehmen und Freiberufler kann die Umstellung auf Elektronische Rechnungen mit Kosten verbunden sein, insbesondere wenn sie ihre Buchhaltungssoftware anpassen müssen. Allerdings bieten viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bereits günstige Lösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und Selbstständigen zugeschnitten sind. Darüber hinaus gibt es staatliche Förderprogramme, die die Digitalisierung kleiner Unternehmen unterstützen.
Für ganz kleine Unternehmen gilt die Verordnung nicht. Hier kann es ausreichen, weiterhin eine einfache Rechnung zu stellen. Doch der Einzelfall sollte geprüft werden, um negative Konsequenzen zu vermeiden.
▶︎ Tipp: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
4. Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der E-Rechnung beachtet werden?
Neben der Einhaltung des vorgeschriebenen Formats müssen die neuen elektronischen Rechnungen, wie herkömmliche Rechnungen auch, alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten, wie etwa die Steuernummer oder USt-ID, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer. Zudem müssen E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden, damit sie im Fall einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
5. Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnung stelle?
Die Nichteinhaltung der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, wie Bußgelder oder das Verweigern des Vorsteuerabzugs. Es ist daher wichtig, die gesetzlichen Vorgaben frühzeitig zu erfüllen und die Umstellung rechtzeitig in Angriff zu nehmen.
Fortschritte in der EU
Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über die spezifischen Regelungen in ihrem Land informieren und die nötigen Schritte zur Implementierung einleiten.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung kann viele Vorteile bringen, aber auch Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind die fünf häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Umstellung machen, und wie man sie vermeidet:
1. Fehlende Kenntnis über gesetzliche Vorgaben
Problem:
Viele Unternehmen sind nicht ausreichend über die rechtlichen Anforderungen informiert, wie z. B. die Pflicht zur Nutzung des Formats XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Auch gesetzliche Vorgaben zur Archivierung (§ 147 AO, § 14b UStG) werden oft vernachlässigt.
Lösung:
- Prüfen Sie die gesetzlichen Anforderungen (z. B. E-Rechnungsgesetz und EU-Richtlinie 2014/55/EU).
- Stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Lösung die rechtlichen Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt.
2. Unzureichende IT-Infrastruktur
Problem:
Unternehmen unterschätzen oft die technischen Anforderungen für die Implementierung der E-Rechnung, wie z. B. die Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme. Dies führt zu Fehlern oder Verzögerungen bei der Rechnungsstellung.
Lösung:
- Überprüfen Sie, ob Ihre IT-Systeme kompatibel sind.
- Planen Sie frühzeitig Schnittstellen zur Anbindung der E-Rechnungssoftware an bestehende Systeme.
- Ziehen Sie IT-Experten hinzu, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.
3. Unzureichende Einbindung von Mitarbeitern
Problem:
Mitarbeiter, insbesondere in der Buchhaltung, Vertrieb oder IT, werden oft nicht ausreichend geschult oder in den Einführungsprozess eingebunden. Das führt zu Bedienungsfehlern und ineffizienten Abläufen.
Lösung:
- Organisieren Sie Schulungen, um die Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut zu machen.
- Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Vorteile der E-Rechnung.
- Stellen Sie Anleitungen und Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung.
4. Mangelnde Einbindung von Geschäftspartnern
Problem:
Unternehmen informieren ihre Kunden und Lieferanten oft nicht rechtzeitig oder unzureichend über die Umstellung auf E-Rechnungen. Das kann zu Verwirrung oder Ablehnung führen. Im schlechtesten Fall werden Rechnungen nicht bezahlt.
Lösung:
- Kommunizieren Sie die Umstellung frühzeitig.
- Stellen Sie sicher, dass die technischen Voraussetzungen bei Ihren Geschäftspartnern gegeben sind.
- Arbeiten Sie eng mit wichtigen Partnern zusammen, um die Prozesse anzupassen.
5. Fehlende Strategie zur Archivierung
Problem:
Rechnungen werden nicht ordnungsgemäß und revisionssicher archiviert, was bei Prüfungen durch das Finanzamt zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen kann.
Lösung:
- Implementieren Sie eine revisionssichere Archivierungslösung gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
- Prüfen Sie regelmäßig die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
- Führen Sie interne Audits durch, um die Archivierungsprozesse zu überwachen.
Fördermittel nutzen
Es gibt eine Vielzahl von Fördermitteln. Insbesondere der Bereich „Digitalisierung“, der auch hier eine Rolle spielt, bietet umfangreiche Fördermöglichkeiten. Es empfiehlt sich deshalb, Fördermittel für Selbstständige ohne Rückzahlung zu prüfen.
▶ Checkliste E-Rechnung download
Zusammenfassung
Die E-Rechnung bietet Unternehmen die Chance, ihre Abläufe zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Besonders für Kleinunternehmen und Freiberufler mag die Umstellung zunächst nach einer Herausforderung klingen, doch langfristig werden sie von den Vorteilen der Automatisierung und der schnelleren Bearbeitung profitieren. Indem Sie frühzeitig in die nötige Technologie und Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren, können Sie sicherstellen, dass Sie ab 2025 rechtskonform und zukunftssicher aufgestellt sind.
