E-Rechnung 2027: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Ab 2027 beginnt in Deutschland die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist das die entscheidende Phase, um Buchhaltung, Prozesse und Software fit für das neue Format zu machen.

Wer jetzt strukturiert vorgeht, spart später Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungseingang. Und gleich vorab: Wenn Sie Prozesse verschlanken wollen, lohnt ein Blick auf Workflows, OCR und Schnittstellen. So gelingt der Umstieg mit weniger Aufwand: Buchhaltung automatisieren: So sparen Sie Zeit.

Dieser Leitfaden erklärt kompakt, was eine E-Rechnung ist, warum PDFs nicht genügen, welche Fristen gelten, was sich konkret 2027 ändert und wie Sie Ihr Unternehmen rechtssicher aufstellen – inklusive Checkliste für 2026.

E-Rechnung 2027: Definition, Pflichten, Fristen

► Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931) zulässig. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung vom Eingang bis zur Buchung und steuerlichen Auswertung.¹²³

► Warum eine PDF-Rechnung keine echte E-Rechnung ist: Ein PDF enthält die Daten nicht strukturiert nach EN 16931, ist daher nicht automatisiert auslesbar und gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. PDFs waren übergangsweise zulässig, ersetzen aber ab den Stichtagen keine normkonforme E-Rechnung mehr.⁴

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E-Rechnung Deutschland: Regeln seit 2025

Seit 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich Folgendes:

• Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
• E-Re-Rechnungen dürfen ausgestellt werden; Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig (Übergangsregel).
• Gültige Formate für E-Rechnungen: EN-16931-konform, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD 2.x (EN-Profil).

E-Rechnung Pflicht 2027: Was ändert sich konkret?

Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt:

• Bis 31.12.2026: Papier/PDF mit Zustimmung weiterhin zulässig.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier/PDF mit Zustimmung nutzen.
• Ab 01.01.2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle inländischen B2B-Rechnungen (mit gesetzlich definierten Ausnahmen, z. B. besonderen Fahrausweisen).⁴

Wichtig: EDI-Verfahren können in einer Übergangsphase bis 31.12.2027 weiter genutzt werden, sofern die für die Umsatzsteuer notwendigen Angaben strukturiert übermittelt werden. Danach müssen auch EDI-Lösungen EN-16931-konform sein oder entsprechende Konvertierungsstrecken vorsehen.

E-Rechnung 2027: XRechnung und ZUGFeRD im Überblick

XRechnung ist der amtliche deutsche CIUS zur EN 16931, besonders für die öffentliche Hand etabliert, aber auch im B2B-Bereich zulässig. ZUGFeRD 2.x bietet hybride Profile: ein maschinenlesbares XML mit optionalem visuellem PDF/A-Anteil. Für die Pflicht relevant sind nur Profile, die EN 16931 vollständig erfüllen (z. B. ZUGFeRD 2.3 EN 16931).²³

E-Rechnung Buchhaltung: Empfang, Verarbeitung, Archivierung

Empfang: Sie benötigen einen technischen Kanal (z. B. E-Mail mit XML, E-Rechnungseingang im ERP/Buchhaltung, Peppol) und eine Validierung gegen EN 16931. Prüfen Sie Stamm- und Pflichtangaben (USt-IdNr., Leistungsdatum etc.).

Verarbeitung: Ziel ist ein durchgängiger, möglichst automatisierter Prozess: Eingang – Prüfung (fachlich/steuerlich) – Freigabe – Verbuchung – Zahlungsanweisung. Workflows mit Vier-Augen-Prinzip, Rollenrechten und Protokollen sind GoBD-konform zu dokumentieren.

Archivierung: Nach GoBD müssen E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, ordentlich und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden – inklusive der Strukturdaten (XML), Validierungsprotokolle, Prozessdokumentation und Zugriffsprotokolle. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre. Änderungen sind revisionssicher zu protokollieren und nachvollziehbar zu machen.⁵

E-Rechnung 2027 in der Praxis: Welche Software ist tauglich?

Viele Buchhaltungs- und ERP-Lösungen sind bereits E-Rechnung-fähig. Achten Sie auf: EN-16931-Konformität, Unterstützung von XRechnung und/oder ZUGFeRD 2.x, Peppol-Anbindung, automatisierte Eingangsverarbeitung, GoBD-Archivierung und Schnittstellen zu Banken und Steuerberater (DATEV-Export).

Empfehlung: sevdesk. Die Lösung ist für kleinere Unternehmen besonders attraktiv: einfache Einrichtung, automatischer Import von E-Rechnungen, Belegerkennung, Workflows, DATEV-Schnittstelle und revisionssichere Archivierung. Zudem lassen sich XRechnung/ZUGFeRD-Dokumente erstellen und über geeignete Kanäle versenden. Prüfen Sie im konkreten Tarif die enthaltenen Funktionen.

Ebenso verbreitet sind Lösungen wie DATEV-Ökosysteme, Lexware, Sage, SAP Business One/ByDesign, Haufe, und spezialisierte E-Invoicing-Provider mit Peppol-Zugang. Vergleichen Sie Funktionen, Preis und Integrationen – wichtig ist die nachweisbare EN-16931-Konformität.

E-Rechnung Pflicht 2027: Typische Fehler bei der Umstellung

• Nur PDF-Prozesse anpassen, aber keine strukturierte E-Rechnung einführen.
• Kein planbarer Rollout nach Kunden- und Lieferantenklassen (Pilotgruppen fehlen).
• Unklare Verantwortlichkeiten zwischen Buchhaltung, IT und Vertrieb.
• Fehlende Validierung – Rechnungen werden versendet, aber vom Empfänger abgelehnt.
• Unzureichende GoBD-Dokumentation (kein Verfahrensverzeichnis, keine Protokolle).
• EDI ohne EN-16931-Anpassung bis 2027 nicht rechtzeitig migriert.
• Unterschätzter Schulungsbedarf im Vertrieb und in der Rechnungsprüfung.

Übergangsfristen bis 2028: Was gilt wann?

Quelle zu Fristen und Übergang: Wachstumschancengesetz/BR-Drucksache und begleitende Fachhinweise.

Checkliste für 2026: So werden Sie 2027-ready

• Rechtslage prüfen: Gilt die Ausstellungspflicht 2027 (Umsatz > 800.000 €)?⁴
• Software auswählen oder upgraden: EN-16931, XRechnung/ZUGFeRD, Peppol, GoBD-Archiv.
• Prozesse dokumentieren (Verfahrensdokumentation) und Freigabeworkflows definieren.⁵
• Lieferanten-/Kundenkommunikation starten: Akzeptanz und Übertragungskanäle abstimmen.
• Musterrechnungen und Validierung testen; Pilotkunden/-lieferanten auswählen.
• Schulung für Buchhaltung, Vertrieb und IT durchführen.
• Archiv- und Backup-Konzept prüfen (10 Jahre, Unveränderbarkeit, Zugriffsrechte).
• Schnittstellen klären: Steuerberater (DATEV), Bank, DMS.

E-Rechnung 2027 – die Fakten

Praxis-Tipp: Automatisierung jetzt angehen

Wer die Umstellung nutzt, um Erfassung, Prüfung und Freigabe zu automatisieren, reduziert Durchlaufzeiten um oft 30–60 Prozent und senkt Fehlerquoten deutlich – besonders bei vielen Eingangsrechnungen. Starten Sie mit einem klaren Zielbild und skalieren Sie entlang Ihrer Top-Lieferanten.

Planen Sie parallel Ihre steuerlichen Fristen: Unser Überblick hilft, Lohnsteuer, USt-Voranmeldung und Co. im Blick zu behalten. Lesen Sie dazu: Steuerkalender 2025: Wichtige Termine für Unternehmer.

Sie vergleichen gerade Software? Funktionen, Preise und Integrationen unterscheiden sich stark. Orientierung gibt unser Vergleich: Die 5 besten Buchhaltungsprogramme für Startups im Test.

So bereiten Sie Vertrieb und Einkauf vor

• Vertrieb: Angebots- und Auftragsvorlagen anpassen, Pflichtangaben prüfen, E-Rechnungsausgabe testen.
• Einkauf: Lieferanten frühzeitig zur E-Rechnung verpflichten, bevorzugte Formate/Kanäle kommunizieren.
• IT/Finanzen: Peppol-Zugang oder alternative Kanäle aufsetzen, Validierungsregeln definieren.
• Steuerberatung: Abstimmung zu Kontierungen, automatisierten Prüfschritten, Datenexporten.

2026 nutzen, um 2027 souverän zu starten

Die E-Rechnung 2027 ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist der Hebel für schlanke, sichere und schnellere Finanzprozesse. Wer 2026 für Technik, Workflows und Schulung nutzt, startet 2027 reibungslos, profitiert von Automatisierung und reduziert Risiken deutlich. Der nächste Schritt könnte Sie überraschen – zum Beispiel, welche Branchen durch digitale Belege schon heute messbar schneller bezahlt werden.