Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, wird schnell feststellen: Ohne Buchhaltung geht nichts. Doch gerade für Gründer und Kleinunternehmer kann die Buchführung zur echten Herausforderung werden. Was muss ich aufbewahren? Welche Fristen gelten? Und wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer?
Keine Sorge – mit dem richtigen Wissen, einer guten Struktur und passenden Tools wird die Buchhaltung leicht. Dieser Guide erklärt Schritt für Schritt, wie Gründer ihre Buchhaltung selbst meistern können – auch ohne Vorkenntnisse.
Seiteninhalt:
1. Was ist Buchhaltung überhaupt?
Die Buchhaltung ist die systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Ziel ist es, einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten, den steuerlichen Pflichten nachzukommen und am Jahresende eine korrekte Gewinnermittlung (z. B. Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz) abzugeben. Für Kleinunternehmer und Gründer gilt in der Regel die einfache Buchführung – und die lässt sich mit ein wenig Disziplin und System auch selbst umsetzen.
2. Buchhaltung leicht gemacht – mit diesen 6 Schritten gelingt der Einstieg
Schritt 1: Geschäftskonto eröffnen
Trenne private und geschäftliche Finanzen von Anfang an. Ein separates Geschäftskonto schafft Klarheit und vereinfacht die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben.
▶ Kostenlos: fyrst Gründerkonto
Schritt 2: Belege sammeln und digitalisieren
Jede Ausgabe und jeder Umsatz muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Wichtig: Auch digitale Belege (z. B. E-Mail-Rechnungen) sind gültig – solange sie korrekt archiviert werden. Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk bietet eine automatische Belegerkennung und spart Zeit beim Erfassen.
▶ Tipp: 50% sparen bei sevdesk
Neben sevdesk gibt es auch noch lexware, sage, buchhaltungs-buttler, Wiso mein Büro… einen ausführlichen Vergleich der Buchhaltungssoftware Kleingewerbe findest du hier.
Schritt 3: Einnahmen und Ausgaben kategorisieren
Notiere regelmäßig, welche Einnahmen und Ausgaben angefallen sind. Dabei helfen Kategorien wie „Bürobedarf“, „Werbung“ oder „Reisekosten“. Die Kategorisierung ist wichtig für deine Steuererklärung und gibt dir einen Überblick über deine Kostenstruktur. Sie helfen dir auch später, wenn du deine Kosten analysierst. Wo steigen die Ausgaben, wo fallen sie? Welche Bereiche bringen dir die besten Einnahmen?
Schritt 4: Umsatzsteuer im Blick behalten
Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Hierbei meldest du die vereinnahmte Umsatzsteuer und ziehst die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ab. Softwarelösungen wie sevdesk übernehmen diese Berechnungen automatisch – so bleibt die Buchhaltung leicht und fehlerfrei.
Schritt 5: Fristen einhalten
Wer seine Buchhaltung selbst macht, muss unbedingt auf Fristen achten. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ist z. B. jeweils zum 10. des Folgemonats fällig. Bei verspäteter Abgabe drohen Mahngebühren und Säumniszuschläge.
Schritt 6: Jahresabschluss vorbereiten
Zum Jahresende steht je nach Unternehmensform eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz an. Auch hier helfen Tools wie sevdesk oder lexoffice, um alle nötigen Zahlen übersichtlich aufzubereiten.
Buchhaltung im Kleingewerbe: Was ist zu beachten?
Gründer mit einem Kleingewerbe profitieren von einigen Erleichterungen. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss z. B. keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Das reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich – doch auch hier gilt: Belege sammeln, Einnahmen erfassen und Jahresabschluss machen bleibt Pflicht.
Auch Kleingewerbetreibende sollten sich frühzeitig mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Denn wer später doch zur Regelbesteuerung wechseln möchte oder das Geschäft erweitert, profitiert von einer gut gepflegten Buchführung.
4. Häufige Fehler bei der Buchhaltung
- Belege verlieren oder nicht aufbewahren: Ohne Beleg keine steuerliche Anerkennung. Digitale Lösungen wie sevdesk ermöglichen die revisionssichere Archivierung in der Cloud.
- Private und geschäftliche Ausgaben vermischen: Das führt schnell zu Unklarheiten bei der Steuer. Besser: strikte Trennung durch ein separates Konto und klare Regeln.
- Zu selten buchen: Wer nur einmal im Quartal Belege sortiert, verliert schnell den Überblick. Besser ist es, regelmäßig – am besten wöchentlich – die Buchhaltung zu erledigen.
- Fristen versäumen: Ein häufiger Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder Einkommensteuer. Tipp: Erinnerungsfunktionen in der Buchhaltungssoftware nutzen oder einen Kalender mit allen Fristen führen. Wir haben dir auch hier die wichtigen Termine zusammen gestellt.
- Buchhaltung „auf später“ verschieben: Der Klassiker. Doch je länger man wartet, desto größer wird der Aufwand. Ein fester Buchhaltungstermin pro Woche kann helfen.
5. Mit Software die Buchhaltung leicht machen
Wer sich die Buchhaltung wirklich erleichtern möchte, kommt um eine gute Softwarelösung nicht herum. sevdesk ist eine der bekanntesten Lösungen für Gründer und kleine Unternehmen in Deutschland. Die Cloud-Software bietet unter anderem:
- Automatische Belegerkennung mit Texterkennung (OCR)
- Umsatzsteuerberechnung und -meldung per ELSTER
- Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Knopfdruck
- DATEV-Export für den Steuerberater
Dank der intuitiven Oberfläche und mobilen Apps bleibt die Buchhaltung leicht – selbst von unterwegs aus. Wer möchte, kann auch einen Steuerberater an die Software anbinden und gezielt Aufgaben auslagern. Nutze Vorlagen, sie erleichtern dir die Arbeit.
▶︎ Vorlagen
Buchhaltung leicht gemacht – mit System und Tools zum Erfolg
Auch wenn das Thema zunächst kompliziert erscheint: Mit einer klaren Struktur, dem richtigen Mindset und der passenden Software wird die Buchhaltung leicht. Besonders Gründer sollten sich frühzeitig mit den Grundlagen vertraut machen – nicht nur, um die steuerlichen Pflichten zu erfüllen, sondern auch, um den eigenen Unternehmenserfolg gezielt zu steuern.
Mit Buchhaltungssoftware, einem guten Zeitmanagement und einem regelmäßigen Blick auf die Zahlen ist die Buchhaltung kein notwendiges Übel mehr – sondern ein wichtiger Erfolgsfaktor auf dem Weg in die Selbstständigkeit.
