Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente in jedem Kleinunternehmen. Sie muss sauber, ordentlich und vor allem korrekt sein! Leider machen viele Kleinunternehmer immer noch Fehler bei der Erstellung ihrer Kleinunternehmer Rechnungen.
Die Kleinunternehmer Rechnung ist ein wichtiges Dokument für kleine Unternehmen, da sie die Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden dokumentiert. Allerdings machen viele Kleinunternehmer Fehler, wenn sie ihre Rechnungen ausstellen. Diese Fehler können zu einem teueren Rechtsstreit führen oder die Rechnung sogar ungültig machen.
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Damit es nicht zu Problemen kommt, können Sie die Buchführung im Kleingewerbe über eine Software erledigen lassen. Das kostet weniger als ein Salatteller und kann Ihnen viel Arbeit ersparen. Oder Sie beachten ein paar Punkte, um die wichtigsten Fehler zu vermeiden. Die 5 Fehler, die häufig im Zusammenhang mit der Kleinunternehmer Rechnung passieren, haben wir Ihnen hier aufgelistet. Und die Lösungen natürlich ebenfalls:
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Fehler Nr. 1: Zu viele Kleinbeträge auf einer Rechnung
Einer der häufigsten Fehler, den Kleinunternehmer bei der Ausstellung ihrer Rechnungen machen, ist, zu viele Kleinbeträge auf einer Rechnung aufzulisten. Dies kann dazu führen, dass die Rechnung unübersichtlich wirkt und es dem Kunden schwer fallen könnte, die einzelnen Beträge zu verstehen. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Kleinunternehmer versuchen, ihre Rechnungen so übersichtlich wie möglich zu gestalten und nur die wesentlichen Informationen aufzulisten.
- Wenn Sie zu viele Kleinbeträge auf einer Rechnung auflisten, kann es für Ihren Kunden schwer sein, den Überblick zu behalten.
- Stellen Sie sicher, dass Sie nur die wesentlichen Punkte auflisten und den Rest in einem gesonderten Abschnitt zusammenfassen. Auf diese Weise kann Ihr Kunde schnell und einfach erkennen, was er bezahlen muss.
- Mehrere Artikel / Dienstleistungen zu einer Position zusammen fassen. Die Rechnung sollte auf einer Seite alle Punkte auflisten.
Fehler Nr. 2: Eine unvollständige Rechnung
Eine der häufigsten Fehler der Kleinunternehmer Rechnung ist die Vollständigkeit. Achten Sie deshalb unbedingt auf die Vollständigkeit
- Adresse,
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Umsatzsteuer ausweisen
- Frist zur Begleichung der Rechnung
- Kontodaten
- Kontaktdaten für Rückfragen / Rücktritt
- Währung
Nicht zwingend notwendig sind das Firmenlogo sowie Angaben zur Website.
Fehler Nr. 3: Fehler bei der Preisauszeichnung
Fehler im Zusammenhang mit der Preisauszeichnung können teuer werden. Die Kleinunternehmer Rechnung muss deshalb einige Punkte hierzu beachten. Einerseits, damit der Kunde versteht und weiß, was er zahlen soll aber auch um juristischen Streit zu vermeiden.
In Deutschland muss der ausgewiesene Preis gegenüber dem Endverbraucher der Brutto Preis sein. Die Angabe zur Höhe der enthaltenen Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuernummer des Händlers sind Pflichtangaben.
Da nicht alle Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, muss diese auf der Rechnung ausgewiesen werden oder ein entsprechender Hinweis zur Kleinunternehmerregelung ergänzt werden. Ausnahmen bestehen zum Beispiel bei Leistungen im Zusammenhang mit Immobilien oder Fahrzeugen. Auch die Fristen für die Bezahlung der Kleinunternehmer Rechnung sind Endkunden oft unklar. Hier gilt in der Regel: Je kürzer die Frist ist, desto besser. Allerdings sollte die Frist nicht so kurz sein, dass der Kunde keine Chance hat, die Rechnung zu überprüfen und gegebenenfalls Fehler zu finden.
Vermeiden Sie außerdem zu viele Rabatte oder Sonderangebote. Wenn Sie zu viele Rabatte oder Sonderangebote auf einer Rechnung angeben, kann es für Ihren Kunden schwer sein zu verstehen, wie viel genau er bezahlen soll. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die wesentlichen Rabatte und Sonderangebote angeben und den Rest in einem gesonderten Abschnitt zusammenfassen. Auf diese Weise kann Ihr Kunde schnell und einfach erkennen, welchen Betrag er tatsächlich bezahlen muss.
Fehler Nr. 4: Keine Angabe von Zahlungsbedingungen
Ein weiterer häufiger Fehler, der bei der Erstellung einer Kleinunternehmer Rechnung gemacht wird, ist die Nichtanbringung von Zahlungsbedingungen. Dies kann für den Kunden verwirrend sein und dazu führen, dass die Rechnung nicht bezahlt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie deutlich angeben, wie lange der Kunde Zeit hat, die Rechnung zu bezahlen, bevor Mahngebühren anfallen.
Hierunter fallen auch unvollständige oder fehlerhafte Bankverbindungsdaten Es ist wichtig, dass Sie Ihre vollständigen Bankverbindungsdaten (Kontoinhaber und IBAN) auf der Rechnung angeben. Auf diese Weise können sich Ihre Kunden bei Fragen oder Problemen mit der Zahlung an Sie wenden.
Fehler Nr 5: Rechnungsdatum nicht korrekt angegeben
Ein häufiger Fehler, den Kleinunternehmer bei der Erstellung ihrer Rechnungen machen, ist das falsche Angeben des Rechnungsdatums. Das korrekte Datum muss laut Umsatzsteuergesetz am Tag der Lieferung oder Leistung angegeben werden. Viele Kleinunternehmer geben jedoch das Datum an, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Dies ist jedoch nicht korrekt und kann zu Problemen führen.
Wenn Sie Ihr Rechnungsdatum nicht korrekt angeben, riskieren Sie, dass Ihre Rechnung ungültig wird. Außerdem kann es zu Schwierigkeiten führen, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer erstatten möchten. Daher ist es wichtig, das korrekte Rechnungsdatum anzugeben. Wenn Sie unsicher sind, welches Datum Sie angeben sollen, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater oder Buchhalter. Sie können Ihnen genau sagen, welches Datum Sie angeben müssen, damit Ihre Rechnung gültig ist.
Tipp: Buchhaltung automatisieren
Buchhaltungssoftware bietet für Kleinunternehmer, Selbständige und Freiberufler viele Vorteile. Durch die Nutzung einer solchen Software können Sie Zeit und Kosten sparen. Bei der Buchhaltung müssen zahlreiche Aufgaben erledigt werden, die mit einer Software deutlich schneller und einfacher vonstattengehen. Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge überwachen, Belege sammeln, Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen… Mit einer Buchhaltungssoftware haben Sie Ihre Finanzen immer im Blick und können sofort auf Veränderungen reagieren. Vor allem hilft Ihnen die Software aber, Fehler bei der Kleinunternehmer Rechnung zu vermeiden.
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