Von Zeiterfassung online profitieren heute bereits 28% der Unternehmen in Deutschland. Das Ergebnis ist Transparenz, Effizienz und mehr Flexibilität um auf Veränderungen reagieren zu können. Während viele Unternehmen bereits von den Vorteilen profitieren, arbeitet der Großteil der Unternehmen noch mit Excel Listen oder Papierzetteln.
Eine zentrale Herausforderung ist die effiziente Organisation und Nutzung von Zeit. Hier kommt die Zeiterfassung online ins Spiel – ein unverzichtbares Werkzeug, das Unternehmen, Mittelständlern und Freiberuflern hilft, ihre Produktivität zu steigern und den Überblick über Arbeitszeiten zu behalten.
Neben der Effizienzsteigerung ist inzwischen auch eine gesetzliche Vorschrift zur Zeiterfasssung ein Grund geworden, entsprechende Systeme einzuführen. Mehr zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung weiter unten.
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Warum ist Zeiterfassung notwendig?
In einer Welt, in der Zeit oft der limitierende Faktor ist, sorgt eine strukturierte Zeiterfassung für Transparenz und Effizienz. Sie ermöglicht eine gerechte Arbeitszeitverteilung, hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ist essenziell für eine korrekte Abrechnung von Projekten. Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, wettbewerbsfähig zu bleiben, und die genaue Dokumentation von Arbeitszeiten wird zu einem strategischen Vorteil. Freiberufler profitieren, indem sie ihre Zeit besser einschätzen und Projekte realistisch kalkulieren können.
Fünf Vorteile der Zeiterfassung online
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerung Digitale Tools reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Mitarbeiter können ihre Zeiten mit wenigen Klicks erfassen, und Auswertungen sind sofort verfügbar.
- Transparenz Online-Lösungen bieten Echtzeitübersichten über Arbeitszeiten und Projekte. Dies sorgt für Klarheit – sowohl für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Seit einem Urteil des EuGH aus dem Jahr 2019 sind Arbeitgeber in der EU verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Online-Tools stellen sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
- Projektmanagement und Budgetkontrolle Durch die genaue Erfassung von Projektzeiten können Unternehmen Budgets besser einhalten und zukünftige Projekte effizienter planen.
- Flexibilität und Mobilität Moderne Zeiterfassungssysteme sind oft cloudbasiert und über mobile Endgeräte nutzbar. Das erleichtert die Zeiterfassung im Homeoffice oder unterwegs.
Was ist wichtig bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools?
Die Auswahl eines passenden Tools sollte gut durchdacht sein. Hier sind die wichtigsten Kriterien:
- Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Interface reduziert Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz im Team.
- Funktionen: Prüfen Sie, ob das Tool Funktionen wie Projektzeiterfassung, Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen oder Berichtsoptionen bietet.
- Rechtskonformität: Das Tool sollte den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und DSGVO-konform sein.
- Kosten: Die Preisstruktur sollte transparent und passend für die Unternehmensgröße sein.
- Integration: Eine einfache Integration in bestehende Systeme (z. B. ERP oder Buchhaltungssoftware) spart Zeit und Aufwand.
Vier Anbieter von Zeiterfassung online im Vergleich
- Clockodo
- Fokus: Kleine und mittelständische Unternehmen.
- Funktionen: Projektzeiterfassung, Berichte, Mitarbeiterverwaltung.
- Preis: Ab 6,50 € pro Nutzer/Monat.
- Besonderheit: Einfache Bedienung und umfangreiche Schnittstellen.
- Toggl Track
- Fokus: Freiberufler und kreative Teams.
- Funktionen: Zeiterfassung mit einem Klick, Berichte, Integrationen mit Tools wie Asana oder Trello.
- Preis: Kostenlos für Einzelnutzer, kostenpflichtige Versionen ab 9 € pro Nutzer/Monat.
- Besonderheit: Hervorragend für flexible Projektteams geeignet.
- Personio
- Fokus: Mittelständische Unternehmen mit HR-Schwerpunkt.
- Funktionen: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnung.
- Preis: Individuelle Angebote, ab ca. 99 € pro Monat.
- Besonderheit: Integration in umfassende HR-Lösungen.
- HR Works
- Fokus: Unternehmen jeder Größe mit einem Schwerpunkt auf HR- und Zeiterfassung.
- Funktionen: Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung.
- Preis: Ab 6 € pro Nutzer/Monat.
- Besonderheit: Umfangreiche HR-Funktionen kombiniert mit einer leistungsstarken Zeiterfassung.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, in denen Arbeitnehmer beschäftigt sind. Grundlage dafür ist ein Urteil des EuGH aus dem Jahr 2019 sowie die darauffolgende Umsetzung in nationale Gesetze. Insbesondere Unternehmen, die unter das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) fallen, müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen, um Überstunden und gesetzliche Ruhezeiten nachweisen zu können. Freiberufler und Selbstständige sind in der Regel nicht betroffen, es sei denn, sie beschäftigen Angestellte.
Digitalisierung und Fördermöglichkeiten
Die Einführung einer Zeiterfassung online kann Teil eines umfassenden Digitalisierungsprozesses sein. Dabei lohnt sich ein Blick auf Förderprogramme, die die Kosten für die Implementierung solcher Lösungen abfedern können. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es zahlreiche Fördermöglichkeiten, die nicht zurückgezahlt werden müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier auf Finafix.
Insbesondere der Ditigalbonus kann für mittelständische Unternehmen interessant sein. Das Förderprogramm für KMU ist sehr erfolgreich und wurde erst kürzlich verlängert.
Zahlen und Fakten zur Zeiterfassung online
Laut einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2023 haben 59 Prozent der deutschen Unternehmen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung umgesetzt. Dabei nutzen
- 28 Prozent elektronische Zeiterfassungssystem am Computer,
- 17 Prozent setzen auf Smartphone-Apps,
- 25 Prozent verwenden Stempel- oder Stechuhren,
- 22 Prozent nutzen stationäre Zeiterfassungssysteme mit Karte, Chip, Transponder oder Fingerabdruck,
- 20 Prozent greifen auf Excel-Tabellen zurück, und
- 16 Prozent arbeiten mit handschriftlichen Stundenzetteln. Quelle: Bitkom Research
Eine frühere Studie von SD Worx aus dem Jahr 2019 ergab, dass knapp die Hälfte (49 Prozent) der deutschen Unternehmen eine obligatorische Zeiterfassung für alle Mitarbeiter nutzen, während weitere 19 Prozent diese nur für einen Teil der Belegschaft einsetzen. Quelle: SD Worx
Diese Zahlen verdeutlichen, dass ein signifikanter Anteil der deutschen Unternehmen bereits Systeme zur Arbeitszeiterfassung implementiert hat, wobei die Methoden von traditionellen Stempelsystemen bis hin zu modernen Online-Lösungen reichen.
Zusammenfassung
Eine Zeiterfassung online ist ein Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz in der Arbeitswelt. Unternehmen, Mittelständler und Freiberufler können von den zahlreichen Vorteilen profitieren und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen erfüllen. Mit der richtigen Auswahl eines Tools und der Nutzung von Fördermöglichkeiten kann die Digitalisierung der Zeiterfassung eine lohnende Investition in die Zukunft sein.
