Die Digitale Personalakte (DPA) ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Personalmanagement. Sie ersetzt die klassische Papierakte und ermöglicht Unternehmen eine effizientere Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Neben der Zeitersparnis bietet die DPA Vorteile wie verbesserte Datenverfügbarkeit, reduzierte Lagerkosten und höhere Datensicherheit. Gleichzeitig unterstützt sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO durch automatisierte Prozesse und klare Zugriffskontrollen.
Die Digitale Personalakte ist ein Paradebeispiel dafür, wie Prozesse effizienter, sicherer und übersichtlicher gestaltet werden können. In diesem Artikel beleuchten wir, was eine Digitale Personalakte ist, welche Vorteile sie bietet und welche Daten sie umfasst. Außerdem klären wir wichtige Aspekte zu Aufbewahrungspflichten und Softwarelösungen.
Seiteninhalt:
Was ist eine Digitale Personalakte?
Die Digitale Personalakte ist die elektronische Variante der klassischen Papierakte. Sie dient dazu, alle relevanten Informationen über Mitarbeitende zentral und strukturiert zu speichern. Von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Krankmeldungen – die Digitale Personalakte umfasst sämtliche Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Dabei sind die Daten jederzeit abrufbar, sicher archiviert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
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Vorteile der Digitalen Personalakte
Die Einführung einer Digitalen Personalakte bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Zeitersparnis: Dokumente lassen sich schnell suchen und abrufen, ohne lästiges Durchforsten von Papierakten.
- Platzersparnis: Schrankwände voller Akten werden durch digitale Speicherlösungen ersetzt.
- Erhöhte Datensicherheit: Mit modernen Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechten sind sensible Informationen besser geschützt.
- Revisionssicherheit: Eine Digitale Personalakte kann so gestaltet werden, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und änderungssicher ist.
- Flexibilität: Zugriff auf Daten ist standortunabhängig möglich, was besonders im Homeoffice oder bei internationalen Teams hilfreich ist.
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und schont die Umwelt.
Welche Daten umfasst eine Digitale Personalakte?
Eine Digitale Personalakte kann eine Vielzahl an Informationen enthalten. Hier eine ausführliche Liste:
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitszeugnisse
- Arbeitsvertrag (rechtlich verpflichtend): inklusive Änderungsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Gehaltsdaten (rechtlich verpflichtend): Informationen zu Lohnabrechnungen, Gehaltserhöhungen und Boni
- Arbeitszeitnachweise (rechtlich verpflichtend): Zeiterfassungen, Überstundenprotokolle
- Urlaubs- und Fehlzeiten: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Atteste
- Fortbildungsnachweise: Teilnahmezertifikate, Schulungsunterlagen
- Beurteilungen und Zielvereinbarungen: Feedbackgespräche, Jahresziele
- Sozialversicherungsdaten (rechtlich verpflichtend): Meldungen zur Krankenkasse, Rentenversicherungsnummer
- Steuerdaten (rechtlich verpflichtend): Steueridentifikationsnummer, Lohnsteuerbescheinigungen
- Arbeitsschutzdokumente: Nachweise zu Sicherheitsunterweisungen
- Sonstige Dokumente: Einwilligungen zur Datenverarbeitung, Kopien von Arbeitsausweisen
Rechtlich verpflichtende Daten
Rechtlich verpflichtend in der Digitalen Personalakte sind insbesondere Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, Arbeitszeitnachweise, Sozialversicherungsdaten und Steuerdaten. Diese müssen nicht nur korrekt, sondern auch ordnungsgemäß archiviert werden.
Aufbewahrungspflichten Digitale Personalakte
Die Aufbewahrungspflichten für Daten in der Digitalen Personalakte sind gesetzlich geregelt. Wichtige Fristen sind:
- Arbeitsverträge und zugehörige Dokumente: mindestens 10 Jahre
- Lohn- und Gehaltsunterlagen: 6 Jahre
- Steuerrelevante Unterlagen: 6 Jahre
- Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre
Diese Fristen dienen dazu, steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Nach Ablauf der Fristen müssen die Daten sicher gelöscht werden, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
Software für die Digitale Personalakte
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg der Digitalen Personalakte. Eine geeignete Lösung sollte folgende Funktionen bieten:
- Rechtskonformität: Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer gesetzlicher Vorgaben.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung für Personalabteilung und Mitarbeitende.
- Zugriffsmanagement: Individuelle Rechtevergabe, um sensible Daten zu schützen.
- Schnittstellen: Integration mit bestehender HR-Software, wie Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssystemen.
- Cloud- oder On-Premises-Lösung: Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens.
Beliebte Anbieter sind unter anderem Personio, SAP und Digitale Personalakte von HR WORKS. Diese Lösungen bieten umfassende Möglichkeiten zur Verwaltung von Personalakten, von der automatisierten Dokumentenablage bis hin zu Reporting-Funktionen.
Typische Fehler bei der Einführung der digitalen Personalakte
Die Einführung einer Digitalen Personalakte ist ein komplexes Projekt, das eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Ohne eine klare Strategie und Berücksichtigung potenzieller Herausforderungen kann das Projekt scheitern oder nur unzureichende Ergebnisse liefern. Unternehmen stehen also vor der Aufgabe, organisatorische, technische und rechtliche Aspekte miteinander in Einklang zu bringen. Typische Fehler, die bei der Implementierung auftreten können, sind:
1. Unklare Zieldefinition
- Fehler: Unklare Ziele oder keine Strategie für die Einführung der DPA.
- Lösung: Klare Ziele setzen, wie z. B. Effizienzsteigerung, Kostenreduktion oder bessere Compliance.
2. Mangelnde Einbindung der Mitarbeiter
- Fehler: Mitarbeiter werden nicht frühzeitig in den Prozess einbezogen.
- Lösung: Schulungen und Workshops anbieten, um Akzeptanz zu schaffen und Ängste abzubauen.
3. Unzureichende rechtliche Prüfung
- Fehler: Datenschutz- und arbeitsrechtliche Vorgaben werden nicht vollständig berücksichtigt.
- Lösung: Frühzeitige Einbindung von Datenschutzbeauftragten und rechtlicher Beratung.
4. Fehlerhafte oder unvollständige Datenmigration
- Fehler: Alte Papierakten werden unsauber oder lückenhaft digitalisiert.
- Lösung: Sorgfältige Datenprüfung und -bereinigung vor der Migration.
5. Unzureichende IT-Infrastruktur
- Fehler: Die vorhandene IT ist nicht kompatibel oder ausreichend leistungsfähig.
- Lösung: IT-Systeme prüfen und ggf. aufrüsten, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.
6. Fehlende Schulung der Anwender
- Fehler: Mitarbeiter wissen nicht, wie die DPA genutzt wird.
- Lösung: Umfassende Schulungsprogramme anbieten, um die Bedienung zu erklären.
7. Unrealistische Zeitpläne
- Fehler: Zu knappe Zeitrahmen für die Einführung.
- Lösung: Realistische Projektpläne erstellen und ausreichend Pufferzeiten einplanen.
8. Mangelnde Sicherheitsvorkehrungen
- Fehler: Unzureichender Schutz der sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff.
- Lösung: Einsatz moderner Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsrechte.
9. Fehlende Integration in bestehende Systeme
- Fehler: Die DPA wird isoliert eingeführt und nicht mit anderen HR-Systemen verknüpft.
- Lösung: Schnittstellen zu anderen Systemen wie Lohnabrechnung oder Zeiterfassung schaffen.
10. Kein langfristiger Support
- Fehler: Nach der Einführung fehlt ein Vertrag für Wartung und Weiterentwicklung.
- Lösung: Einen langfristigen Servicevertrag mit dem Anbieter abschließen und interne Ressourcen für die Betreuung bereitstellen.
Ist die Digitale Personalakte verpflichtend?
Insbesondere größere Unternehmen und solche mit internationaler Ausrichtung setzen auf digitale Lösungen, um effizienter zu arbeiten und den Datenschutz zu gewährleisten. Auch der Trend zu Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen spricht für den Einsatz digitaler Personalakten.
Zusammenfassung
Die Digitale Personalakte ist ein unverzichtbares Werkzeug für modernes Personalmanagement. Sie spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für eine erhöhte Datensicherheit. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von einer effizienteren Verwaltung und erhöhten Flexibilität. Die richtige Software und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Es ist an der Zeit, die Potenziale der Digitalen Personalakte voll auszuschöpfen.
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