Datenklau im Unternehmen – Wie Firmendaten durch soziale Netzwerke wandern

Datenklau im Unternehmen ist schmerzhaft und häufig mit dramatischen Folgen verbunden. Im digitalen Zeitalter ist Datenschutz für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Doch trotz aller Sicherheitsmaßnahmen gibt es einen oft übersehenen Risikofaktor: Mitarbeiter, die soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram oder WhatsApp nutzen.

Ein scheinbar harmloser Vorgang, wie das Hochladen eines Telefonbuchs, kann schwerwiegende Folgen haben, wenn dabei sensible Firmenkontakte in die Hände von Meta¹ (dem Mutterkonzern dieser Netzwerke) geraten. Was passiert, wenn Ihre Unternehmensdaten und Kontakte Ihrer Kunden unbemerkt im Internet landen? Wie können Sie sich und Ihre Firma vor Datenklau schützen? Diese Fragen sind für moderne Unternehmer von zentraler Bedeutung.

Mitarbeiter und das Risiko des ungewollten Datenlecks

Unternehmen arbeiten heutzutage mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zusammen. Das bedeutet, dass in den meisten Fällen eine Vielzahl von Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weiteren Kontaktinformationen im Handy verwaltet wird.

Nun stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter nutzt die Funktion „Kontakte synchronisieren“, die von Facebook oder Instagram angeboten wird. Diese Funktion lädt das gesamte Telefonbuch des Mitarbeiters in das Netzwerk hoch, um Freunde oder Bekannte leichter zu finden. Der Haken: Auch die Firmendaten, die der Mitarbeiter in seinem Handy gespeichert hat, werden ungefragt mit übertragen.

Ohne dass es der Mitarbeiter vielleicht beabsichtigt oder überhaupt merkt, sind nun wertvolle Geschäftsinformationen wie die Kontaktdaten von Kunden, Partnern oder sogar Führungskräften im Besitz von Meta. Datenklau, mit einem Klick.

Auch wenn Ihr Unternehmen selbst vielleicht keinen Account auf diesen Plattformen hat, wird Meta die Daten verwenden, um sogenannte „Schattenprofile“ zu erstellen. Diese Profile können verkauft werden, oder für gezielte Werbung oder andere unerwünschte Zwecke genutzt werden. Auch kann es passieren, dass Konkurrenten Ihre Mitarbeiter abwerben. Auch Firmen, die Adressen kaufen, könnten an den Profilen und deren Verknüpfungen interessiert sein.

Meta und seine Datenskandale – Ein Grund zur Vorsicht

Dass Meta, der Konzern hinter Facebook, Instagram und WhatsApp, in der Vergangenheit nicht immer sorgfältig mit den Daten seiner Nutzer umgegangen ist, zeigt sich an verschiedenen Skandalen. Der wohl bekannteste Vorfall ereignete sich 2018 mit dem Cambridge Analytica-Skandal². Dabei wurden die Daten von rund 87 Millionen Facebook-Nutzern ohne deren Einwilligung für politische Zwecke missbraucht, darunter auch für gezielte Kampagnen im Zusammenhang mit der US-Wahl 2016.

Dieser Skandal war ein Weckruf für viele Unternehmen, die sich der Risiken, die durch die Nutzung sozialer Netzwerke entstehen können, oft nicht bewusst waren. Wenn Ihre Firmendaten in falsche Hände geraten, können schwerwiegende Konsequenzen folgen. Von gezielten Werbekampagnen über Wettbewerbsanalysen bis hin zu regelrechtem Datendiebstahl – die Gefahren von Datenklau sind vielfältig.

Doch Cambridge Analytica war nur die Spitze des Eisbergs. Immer wieder gibt es Berichte über Datenpannen bei Facebook, Instagram und WhatsApp, die zeigen, wie sensibel der Umgang mit den Daten von Nutzern – und damit auch mit denen Ihres Unternehmens – ist.

Die Folgen für Ihr Unternehmen

Was bedeutet es für Ihr Unternehmen, wenn Mitarbeiter ungewollt Firmendaten in soziale Netzwerke hochladen? Die möglichen Folgen sind vielfältig und potenziell verheerend:

1. Verlust der Kontrolle über Firmendaten: Wenn Kontaktinformationen von Geschäftspartnern oder Kunden in die Hände von Meta gelangen, haben Sie keine Kontrolle mehr darüber, wie diese Informationen genutzt oder weiterverarbeitet werden.
2. Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern: Sollten Geschäftspartner oder Kunden herausfinden, dass ihre Kontaktdaten ohne ihre Zustimmung in soziale Netzwerke gelangt sind, kann dies das Vertrauen in Ihr Unternehmen stark beschädigen. In Branchen, in denen Datenschutz besonders wichtig ist, könnte dies sogar zu einem Verlust von Aufträgen führen.
3. Rechtliche Konsequenzen: In vielen Ländern gibt es strenge Datenschutzgesetze, wie beispielsweise die DSGVO in der EU. Wenn Ihr Unternehmen gegen diese Gesetze verstößt, sei es auch ungewollt, können hohe Strafen und rechtliche Konsequenzen folgen.

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Die negativen Seiten von Facebook, Instagram und WhatsApp

Neben dem offensichtlichen Risiko des Datendiebstahls gibt es noch weitere negative Aspekte, die Sie als Unternehmer im Umgang mit sozialen Netzwerken und Datenklau berücksichtigen sollten. Plattformen wie Instagram, Facebook und WhatsApp können auch durch andere Faktoren schädlich für Ihr Unternehmen sein:

• Produktivitätsverlust: Viele Mitarbeiter verbringen unzählige Stunden auf sozialen Netzwerken, was zu einem erheblichen Verlust an Arbeitszeit und Effizienz führen kann.
• Sicherheitsrisiken: Neben dem Hochladen von Kontakten bestehen weitere Sicherheitsrisiken, wie das Abfangen von Nachrichten oder das Ausnutzen von Sicherheitslücken bei WhatsApp. Solche Lücken könnten genutzt werden, um vertrauliche Unternehmensinformationen auszuspionieren.
• Negativer Einfluss auf die Unternehmenskultur: Wenn Mitarbeiter soziale Netzwerke für private Zwecke während der Arbeitszeit nutzen, kann dies auch zu einer Verschlechterung der Unternehmenskultur führen. Zudem besteht die Gefahr, dass negative Äußerungen über das Unternehmen in sozialen Netzwerken verbreitet werden.

Was können Sie tun, um Ihre Firmendaten zu schützen?

Zum Glück gibt es Möglichkeiten, wie Sie als Unternehmer Ihre Firmendaten vor Datenklau und den damit verbundenen Risiken schützen können. Eine der wichtigsten Maßnahmen ist es, sicherzustellen, dass die Daten, die durch Mitarbeiter in soziale Netzwerke hochgeladen wurden, gelöscht werden. Meta bietet inzwischen eine kostenlose und unkomplizierte Möglichkeit an, hochgeladene Kontakte zu entfernen.

So funktioniert es:

1. Besuchen Sie die spezielle Seite von Meta, auf der Sie hochgeladene Kontaktinformationen löschen können.
2. Geben Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein, die entfernt werden soll.
3. Bestätigen Sie, dass Sie der Inhaber dieser Daten sind.
4. Meta sucht nach den entsprechenden Daten und löscht sie aus ihren Systemen.

Dieser Prozess dauert nur wenige Minuten, ist völlig kostenlos und kann regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensdaten nicht ungewollt in den Händen von Meta bleiben.

Schulungen und Aufklärung sind der Schlüssel

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die Risiken und Verantwortlichkeiten im Umgang mit Unternehmensdaten aufklären. Klare Richtlinien, was die Nutzung von sozialen Netzwerken am Arbeitsplatz angeht, können helfen, versehentliche Datenlecks zu verhindern. Überlegen Sie sich zudem, ob es sinnvoll ist, bestimmte Funktionen wie das Hochladen von Kontakten generell zu unterbinden. Das iPhone kann den Upload ab iOS 14 unterbinden. Nur mit expliziter Zustimmung des Mitarbeiters ist das hochladen des Telefonbuchs dann noch möglich.

Fazit zum Datenklau

Datenklau durch soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram und WhatsApp stellt für moderne Unternehmen ein erhebliches Risiko dar. Wenn Mitarbeiter versehentlich oder absichtlich Unternehmensdaten in diese Netzwerke hochladen, können sensible Informationen in die Hände von Meta und anderen Dritten gelangen. Dies kann schwerwiegende Folgen haben – von rechtlichen Problemen bis hin zu einem Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern.

Doch es gibt Möglichkeiten, sich zu schützen. Durch die Nutzung der Datenlöschfunktion von Meta und klare Richtlinien im Umgang mit sozialen Netzwerken können Sie das Risiko minimieren und Ihre Firmendaten besser schützen. Nehmen Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen ernst – denn in der heutigen digitalen Welt ist er ein unverzichtbares Gut.