Buchhaltung selbst machen? Tipps und Step-by-step Anleitung

Kann ich die Buchhaltung selbst machen? Wie geht das und worauf muss ich achten? Als Selbstständiger oder Gründer möchtest du die Dinge selbst in die Hand nehmen, um Kosten für einen Steuerberater zu sparen. Buchhaltung selbst machen Tipps sind daher sehr gefragt – schließlich gilt es, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten und dabei alles korrekt zu verbuchen.

In diesem How-To-Artikel erfährst du, wie du deine Buchführung eigenständig mit Excel oder OpenOffice erledigen kannst. Außerdem beleuchten wir die Herausforderungen und typischen Fehlerquellen bei der manuellen Buchhaltung. Abschließend zeigen wir, warum eine spezialisierte Buchhaltungssoftware – wie z.B. sevdesk oder Lexware – häufig die bessere Wahl ist, welche Funktionen sie übernimmt und wie sie dir Zeit spart sowie Sicherheit bietet.

Buchhaltung selbst machen – so geht’s

Viele Gründer und Kleinunternehmer beginnen damit, ihre Geschäftsvorgänge in einer simplen Tabelle festzuhalten. Grundsätzlich kannst du deine Buchhaltung mit Programmen wie Excel oder OpenOffice selbst führen. Im Grunde erstellst du dabei eine Liste aller Einnahmen und Ausgaben und hältst jeden Geschäftsfall fest. Damit du den Überblick behältst, hier einige Schritte und Tipps, wie du dabei vorgehen kannst:

1. Belege sammeln und ordnen: Sammle alle Rechnungen, Quittungen und Belege chronologisch. Lege am besten einen Ordner (analog oder digital) an, in dem du alle Belege sortiert aufbewahrst.
2. Tabellenvorlage nutzen: Erstelle eine Excel-Tabelle (oder nutze eine fertige Vorlage, z.B. für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung) mit Spalten für Datum, Belegnummer, Beschreibung, Einnahme/Betrag, Ausgabe/Betrag, Umsatzsteuer und Kategorie. Trage unterjährig jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe sorgfältig ein.
3. Summen und Auswertungen prüfen: Lasse Excel automatisch Summen berechnen (etwa Monats- und Jahres Summen, Nettobeträge und Umsatzsteuer). Überprüfe regelmäßig, ob die Formeln korrekt arbeiten und alle Daten erfasst sind. So erkennst du frühzeitig eventuelle Fehler in der Kalkulation.
4. Regelmäßig aktualisieren: Buche laufend und zeitnah – idealerweise wöchentlich – deine Geschäftsvorfälle. Wenn du Belege zu lange liegen lässt, verlierst du leicht den Überblick. Eine aktuelle Buchhaltung erspart Stress und Hektik kurz vor wichtigen Fristen.
5. Steuerformulare ausfüllen: Auch wenn du alles in Excel erfasst hast, müssen offizielle Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) oder die Jahres-EÜR am Ende auf den amtlichen Vordrucken eingereicht werden. Die Excel-Liste dient als Grundlage, aus der du manuell die Werte in Elster (das Online-Portal des Finanzamts) oder in die Formulare überträgst. Beachte, dass eine Excel-Tabelle selbst kein offiziell gültiger Nachweis fürs Finanzamt ist.

Wichtig: keine Buchung ohne Beleg. Zu jedem Umsatz auf deinem Bankkonto muss es eine Buchung UND einen Beleg geben.

▶︎ Tipp: Achte darauf, private und betriebliche Ausgaben strikt zu trennen. Nutze für geschäftliche Zahlungen nach Möglichkeit ein separates, kostenloses Geschäftskonto – so kannst du deine Transaktionen einfacher nachverfolgen und verbuchen. Zudem solltest du alle relevanten Belege mindestens 8 Jahre aufbewahren, wie es die Aufbewahrungspflicht vorschreibt. Eine saubere Trennung und Dokumentation von Anfang an erspart dir viel Ärger bei einer eventuellen Prüfung. Achte dabei auch auf gesetzliche Änderungen. Die Aufbewahrungspflicht kann in manchen Fällen auch länger oder kürzer sein.

Fehlerquellen bei manueller Buchhaltung

So praktisch Excel für den Start auch ist – die manuelle Buchhaltung mit Tabellen birgt erhebliche Risiken und Fehlerquellen. Zum einen ist sie sehr zeitaufwändig: Alle Daten müssen von Hand eingegeben und ständig gepflegt werden, was gerade bei vielen Belegen oder steigender Geschäftstätigkeit enorm viel Zeit kostet. Zum anderen ist eine händische Buchführung in Excel fehleranfällig. Schon ein kleiner Tippfehler oder eine falsch gesetzte Formel kann dazu führen, dass deine Berechnungen nicht stimmen.

• Zahlendreher und Tippfehler: Eine verkehrte Zahl bei der Eingabe oder ein Komma an falscher Stelle kann sämtliche Summen verfälschen. Solche Fehler fallen oft spät auf – zum Teil erst, wenn das Finanzamt Ungereimtheiten feststellt.
• Formelfehler in Excel: Komplexe Excel-Tabellen können durch falsche Zellbeziehungen oder vergessene Aktualisierungen falsche Ergebnisse liefern.
• Fehlende Belege: Beim Belegmanagement per Hand besteht die Gefahr, dass Belege verloren gehen oder nicht auffindbar sind.
• Unvollständige Aufzeichnung: Wenn Geschäftsvorfälle nicht lückenlos und zeitnah erfasst werden, entsteht schnell eine Lücke in der Buchhaltung.
• Nicht GoBD-konform: Excel-Dateien lassen sich im Nachhinein beliebig ändern, ohne dass dies nachvollziehbar protokolliert wird. Dadurch gelten sie nicht als revisionssicher. Das Finanzamt kann eine in Excel geführte Buchhaltung daher ablehnen.

Nicht zuletzt gerät man mit manueller Buchführung leicht an Grenzen, wenn das Geschäft wächst. Spätestens wenn du viele Buchungen hast oder vom Finanzamt genauere Auswertungen gefordert werden, wird eine Excel-Liste unübersichtlich und das Fehlerrisiko steigt weiter.

▶︎ Insgesamt gilt: Wer seine Buchhaltung selbst macht, muss äußerst sorgfältig und diszipliniert arbeiten, um keine wichtigen Details zu übersehen. Angesichts dieser Herausforderungen stellen sich viele die Frage: Wie Buchhaltung selbst machen? – und zwar ohne von Tabellenchaos und Zahlenfehlern überwältigt zu werden. Die gute Nachricht ist, dass es heute digitale Helfer gibt, die einem einen Großteil der Buchführungsarbeit abnehmen. Im nächsten Abschnitt erfährst du, warum eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige oft die bessere Wahl ist und welche Vorteile sie bietet.

▶ Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe  – Die besten 5 unter der Lupe

Warum eine Buchhaltungssoftware oft die bessere Wahl ist

Anstatt alle Geschäftsvorfälle mühsam in Excel einzutippen, kannst du mit einer modernen Buchhaltungssoftware viel effizienter arbeiten. Spezielle Softwarelösungen wurden entwickelt, um typische Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren und Benutzern ohne tiefgehende Buchführungskenntnisse unter die Arme zu greifen. Insbesondere das Online-Tool sevdesk richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbe und vereinfacht die Buchführung enorm. Hier sind einige Gründe, warum Software gegenüber manueller Buchhaltung klar im Vorteil ist:

• Weniger Fehler und GoBD-Konformität: Buchhaltungsprogramme stellen sicher, dass einmal gebuchte Vorgänge nicht unbemerkt verändert werden können. Alle Daten werden sicher gespeichert und Änderungen – falls überhaupt zulässig – protokolliert. Moderne Tools erfüllen die gesetzlichen Anforderungen (in Deutschland z.B. GoBD) und liefern eine revisionssichere Dokumentation​. Du musst dir also keine Sorgen machen, dass das Finanzamt deine Buchführung wegen Formfehlern verwirft.
• Automatisierung und Zeitersparnis: Viele Arbeitsschritte laufen automatisch ab. So entfällt z.B. das manuelle Addieren von Werten oder das händische Abgleichen von Kontoauszügen. Belege können digital erfasst und automatisch verbucht werden, wiederkehrende Rechnungen werden vorgeplant, und Auswertungen erstellt das Programm per Knopfdruck. Dadurch sparst du jede Menge Zeit bei der Buchhaltung​.

• Komfortable Rechnungsstellung: Ein großer Vorteil ist das integrierte Rechnungsprogramm. Damit schreibst du Rechnungen schneller und einfacher, weil alle Pflichtangaben und Formate bereits voreingestellt sind. Kunden- und Artikeldaten hinterlegst du einmalig und kannst sie immer wieder verwenden​. Auch Angebote und Mahnungen lassen sich in solchen Programmen mit wenigen Klicks erstellen. Das sieht professionell aus und erleichtert den Zahlungsprozess.
• Belegverwaltung & Banking: Statt Papierbelege zu wälzen, fotografierst oder scannst du sie ein und lädst sie hoch. Eine Software wie sevDesk erkennt automatisch die wichtigen Informationen aus dem Beleg (Datum, Betrag, Kategorie) und verbucht ihn mit dem passenden Konto​. Gleichzeitig kannst du dein Geschäftskonto für Startups anbinden, sodass Transaktionen aus dem Online-Banking direkt in der Buchhaltung landen​. Der Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen erfolgt dadurch quasi von selbst.
• Aktuelle Auswertungen & Steuermeldungen: Buchhaltungssoftware nimmt dir auch lästige Pflichtaufgaben ab, indem sie Auswertungen und Steuerformular-Vorbereitungen integriert hat. Ob Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder sogar eine GmbH Bilanz – all diese Auswertungen kannst du dir automatisch generieren lassen, sobald alle Belege verbucht sind​. Fehlerhafte Berechnungen werden dabei vermieden, da das Programm die Steuerregeln kennt und immer die aktuelle Gesetzeslage berücksichtigt.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Falls du doch einen Steuerberater hinzuziehen willst oder musst, macht es die Software ebenfalls einfacher. Viele Programme – so auch sevDesk – bieten eine DATEV-Schnittstelle¹. Darüber können deine Buchungsdaten elektronisch an den Steuerberater übertragen werden, ohne dass du Belege hin- und hertragen musst. Das spart Zeit und minimiert Missverständnisse.

Ich denke, es ist klar: Eine gute Software ersetzt monotone Routinearbeiten durch Automatisierung und reduziert das Fehlerrisiko erheblich. Du behältst den Überblick, ohne jede Kleinigkeit manuell nachhalten zu müssen. Im nächsten Schritt schauen wir uns genauer an, welche Funktionen und Vorteile sevDesk im Detail bietet und welche Arbeiten das Tool dir konkret abnimmt.

Funktionen und Vorteile von sevdesk im Überblick

Mit sevdesk kannst du deine komplette Finanzverwaltung digitalisieren und deutlich vereinfachen. Die Software deckt alle wichtigen Bereiche der Buchhaltung ab – von der Angebotserstellung bis zur Steuervorbereitung. Im Folgenden die zentralen Funktionen und welche Arbeiten dir sevdesk dabei abnimmt:

• Rechnungen und Angebote schreiben: Sevdesk enthält ein komfortables Rechnungsmodul. Du kannst professionelle Angebote und Rechnungen mit deinem Logo erstellen, ohne dich um Formatierung oder Pflichtangaben kümmern zu müssen. Einmal eingegebene Kunden- und Produktdaten stehen immer wieder zur Verfügung. Auch wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Zahlungen lassen sich automatisieren. Offene Posten hast du jederzeit im Blick, und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen generierst du bei Bedarf mit einem Klick.
• Belege digital erfassen: Papierbelege abheften war gestern. Mit sevDesk lädst du Belege einfach als Foto oder PDF hoch. Dank automatischer Belegerkennung liest die Software rund 80–90% aller relevanten Beleginformationen selbständig aus​ – von Betrag über Datum bis zur Belegnummer. Anschließend wird der Beleg direkt der passenden Kategorie (Konto) zugeordnet und GoBD-konform archiviert​. Du sparst also enorm viel Zeit beim Erfassen deiner Ausgaben und hast alle Belege sicher digital an einem Ort. (Viele Selbstständige starten optimistisch mit Excel-Listen. Doch manuelle Buchhaltung ist fehleranfällig und entspricht oft nicht den GoBD-Vorgaben​. Spätestens bei wachsender Belegzahl stößt die Tabellenmethode an Grenzen.)
• Bankkonto-Integration: SevDesk verbindet sich auf Wunsch mit deinem Geschäftskonto (Online-Banking). Alle Kontoumsätze können automatisch importiert werden​. Der große Vorteil: Eingehende Zahlungen werden direkt mit offenen Rechnungen abgeglichen, und Ausgaben lassen sich den verbuchten Belegen zuordnen. Du erkennst sofort, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch offen. Der mühsame manuelle Kontoabgleich entfällt komplett.

• Steuer-Voranmeldungen und Berichte: Die Software nimmt dir auch die Erstellung von Steuerformularen ab. Beispielsweise kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) direkt in sevDesk vorbereiten. Die erforderlichen Zahlen werden aus deinen Buchungen automatisch zusammengestellt, und via ELSTER-Schnittstelle lässt sich die UStVA mit wenigen Klicks ans Finanzamt übermitteln​. Ebenso erzeugst du am Jahresende auf Knopfdruck deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn- und Verlustrechnung. All diese Berichte werden dir übersichtlich aufbereitet, ohne dass du selbst Zahlen zusammensuchen oder rechnen musst.
• Auswertungen und Überblick: Über das Dashboard und verschiedene Auswertungsfunktionen bietet sevDesk jederzeit einen aktuellen Überblick über deine finanzielle Lage. Du siehst z.B. deinen Umsatz, Gewinn, Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Blick. Solche betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) helfen dir, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, während du dich im Alltagsgeschäft voll auf deine Kunden konzentrieren kannst.
• Mobiler Zugriff und Cloud-Sicherheit: Da sevDesk cloudbasiert ist, kannst du von überall auf deine Buchhaltung zugreifen – im Büro am PC genauso wie unterwegs per Smartphone-App​. Das bedeutet auch, dass deine Daten sicher auf den Servern gespeichert und regelmäßig gesichert werden. Du musst dir keine Gedanken mehr über manuelle Backups oder einen möglichen Datenverlust auf deinem Rechner machen. Die Datensicherheit und der Schutz deiner Finanzdaten genießen bei einem seriösen Anbieter höchste Priorität.

Zusammengefasst übernimmt sevDesk also all die zeitraubenden Routinearbeiten: Das Programm erstellt Rechnungen, verbucht Belege, gleicht Zahlungen ab, führt deine Umsatzsteuervoranmeldung durch und hält alle Zahlen stets auf dem aktuellen Stand. Du behältst zwar die Kontrolle, musst dich aber nicht mehr mit jedem kleinen Buchhaltungsdetail aufhalten.

Wie sevdesk Zeit spart und Sicherheit bietet

Abschließend beleuchten wir noch einmal die beiden vielleicht wichtigsten Aspekte für jeden Unternehmer: Zeit und Sicherheit. Eine Software wie sevdesk zahlt genau auf diese Punkte ein. Durch Automatisierung zahlreicher Abläufe – vom Beleg bis zur Steuererklärung – reduziert sich der manuelle Aufwand drastisch. Routineaufgaben, für die du früher stundenlang Excel-Listen pflegen musstest, erledigt sevDesk in Sekunden oder läuft sogar vollkommen im Hintergrund. Die gewonnene Zeit kannst du in dein Kerngeschäft investieren, sei es die Akquise neuer Kunden, die Produktentwicklung oder schlicht mehr Freizeit. Viele Nutzer berichten, dass sie durch die Umstellung auf digitale Buchhaltung mehrere Stunden pro Monat einsparen​. Und wie heißt es so schön: Zeit ist Geld!

Genauso wichtig ist die Sicherheit. Zum einen bietet sevDesk Datensicherheit: Deine Buchhaltungsdaten sind in der Cloud vor Verlust geschützt, und regelmäßige Backups erfolgen automatisch. Zum anderen gibt dir die Software rechtliche Sicherheit. Alle Buchungen werden ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfasst, sodass du stets den Vorgaben der Finanzbehörden entsprichst​. Du hast das gute Gefühl, alles richtig gemacht zu haben​ – ein Aspekt, der gerade Gründern viel Stress nehmen kann. Bei einer Betriebsprüfung kannst du dank revisionssicherer Ablage alle benötigten Nachweise lückenlos vorlegen, anstatt in Papierbergen oder unübersichtlichen Dateien zu suchen.

Buchhaltung selbst machen Tipps bedeuten also heute vor allem: Nutze die digitalen Möglichkeiten! Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware nimmt dir Arbeit ab, spart Nerven und schützt dich vor Fehlern und bösen Überraschungen​. Gerade wenn du am Anfang Buchhaltung lernen musst, ist ein Tool wie sevDesk ein Segen – es führt dich schrittweise durch die notwendigen Prozesse und du benötigst keine tiefen Buchführungskenntnisse, um korrekte Ergebnisse zu erzielen.

Buchhaltung lernen für Gründer – was ist wichtig?

Viele frisch gebackene Unternehmer fragen sich: Muss ich als Gründer die Buchhaltung vollständig selbst beherrschen? Natürlich ist es hilfreich, wenn du die Grundlagen der Buchführung verstehst – etwa was Soll und Haben bedeuten, welche Belege wichtig sind und welche steuerlichen Pflichten (z.B. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer) auf dich zukommen. Ein gewisses Finanzverständnis schützt dich davor, blind Fehler zu machen, und ermöglicht dir, die Berichte aus deiner Software nachzuvollziehen. Es schadet also nicht, sich mit „Buchhaltung lernen für Gründer“-Kursen oder Ratgebern auseinanderzusetzen.

Allerdings musst du heute nicht mehr jeden Buchungssatz auswendig kennen oder stapelweise Kontenrahmen wälzen. Moderne Lösungen wie sevDesk sind so gestaltet, dass auch Laien ihre Buchführung meistern können​. Die Software liefert kontextbezogene Hilfen, Vorschläge für Buchungen und viele automatisierte Prozesse, sodass du Schritt für Schritt an die Materie herangeführt wirst. Du lernst quasi im Tun, ohne dass es dich überfordert. Und bei Bedarf kannst du immer noch deinen Steuerberater über die Daten schauen lassen.

Für dich als Gründer heißt das: Konzentriere dich auf dein Business und den Aufbau deiner Firma. Vertraue bei der Buchhaltung auf smarte Tools und Tipps, die dir das Leben leichter machen. Die wichtigsten Buchhaltung selbst machen Tipps aus diesem Artikel noch einmal im Überblick:

• Halte deine Buchführung von Anfang an lückenlos und ordentlich – egal ob per Excel oder Software.
• Arbeite regelmäßig an der Buchhaltung (kleine Häppchen statt Riesenberg am Jahresende).
• Vermeide typische Fehler, indem du digitale Helfer nutzt und dich an GoBD-Grundsätze hältst.
• Scheue dich nicht, in eine Buchhaltungssoftware zu investieren – der Zeitgewinn und die Sicherheit machen sich bezahlt.
• Suche dir Unterstützung (Software-Support oder Steuerberater), wenn du unsicher bist, statt riskante Experimente zu machen.

Mit diesen Tipps bist du bestens gerüstet, deine Buchhaltung selbst in den Griff zu bekommen. Egal ob du zunächst mit Excel startest oder gleich auf sevDesk setzt – wichtig ist, dass du den Überblick über deine Finanzen behältst und alle Anforderungen erfüllst. So sparst du nicht nur Kosten, sondern gewinnst auch die Kontrolle und das gute Gefühl, dein Unternehmen finanziell im Griff zu haben. Buchhaltung selbst machen ist absolut machbar – mit den richtigen Hilfsmitteln und etwas Übung sogar ziemlich einfach. Viel Erfolg dabei!