Wer sich selbstständig machen möchte, der muss eine gute Übersicht über sein eigenes Geld haben. Denn hier können schnell Fehler passieren, die einem vielleicht sogar mehrere hundert oder tausend Euro kosten können. Und das möchte man sicherlich vermeiden! Daher ist es wichtig, sich bereits von Tag 1 darum zu kümmern, alle wichtigen Daten zu speichern und automatisch berechnen zu lassen.
Damit spart man sich nach hinten raus nicht nur extrem viel Zeit, sondern auch viel Frust. Und einmal angelegt, lassen sich die eigenen Finanzen viel besser überblicken!
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Was muss ich eigentlich alles kalkulieren?
Zuerst sollten Sie genau wissen, welche Abfragen eigentlich von Ihnen verlangt werden oder wie Sie selbst die Übersicht über Ihre Finanzen handhaben wollen. Denn nicht jeder selbstständige Beruf ist gleich. Manchmal ist nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung notwendig, während andere Formen genauere Aufschlüsselungen von Ausgaben und Einnahmen wollen.
Schauen Sie also, was vom Finanzamt verlangt wird, aber welche Ansprüche Sie auch an sich selbst haben. Und lieber hat man etwas mehr Daten, als zu wenig.
Ausgaben direkt mit einberechnen
Neben den Einnahmen, die man natürlich sehr gerne sieht, ist besonders die Übersicht der Ausgaben wichtig. Unterteilen Sie diese in fixe und variable Kosten, um zu schauen, was monatlich oder jährlich übrig bleibt. Einige laufende Kosten können auch von der Steuer befreit werden. Im Home Office kann auch die Anschaffung von Möbeln von beispielsweise Viking von der Steuer abgesetzt werden, insofern sie direkt als Arbeitsmittel dienen.
Ein Vorteil des Ganzen ist, dass man direkt weiß, welche finanziellen Mittel einem zur Verfügung stehen und auch, welche Steuern man am Ende des Jahres zu zahlen hat – dazu auch die bevorstehenden Vorauszahlungen. Besonders in den ersten Jahren kann das extrem wichtig sein, um große Fehler zu vermeiden.
In übersichtliches Programm investieren
Doch wie überblickt man seine Finanzen nun eigentlich? PC-Programme übernehmen in den meisten Fällen diese Aufgabe und können vieles auch automatisch berechnen. Bekannte Anwendungen sind Lexware oder SevDesk, aber auch eine einfache Excel-Tabelle kann völlig ausreichen, wenn man richtig damit umgehen kann.
Manchmal kann es sich auch lohnen, Daten auszudrucken. Kaufen Sie entsprechendes Druckerpapier von Viking, um alle Finanzen noch einmal schwarz auf weiß zu überprüfen und mögliche Fehler zu finden.
Alle Rechnungen aufheben
Für ihre eigene Übersicht, und für die Nachweise beim Finanzamt, ist das Aufheben von Rechnungen wichtig. Das geht mittlerweile auch digital, muss aber auf mindestens 10 Jahre erfolgen. Auch wenn in erster Linie keine Nachweise nötig sind, kann das Finanzamt einen immer wieder überraschen.
Investierungen richtig einplanen und Puffer aufbauen
Die Selbstständigkeit lebt auch davon, sein eigenes Unternehmen mit besserem Equipment oder anderen Investitionen auszubauen. Auch diese Ausgaben müssen vorher einkalkuliert werden, um noch genug Puffer für Fixkosten zu haben. Vor allem in solchen Moment ist eine gute Finanzplanung wichtig, um größere Ausgaben zu rechtfertigen.
Zur Not einen Steuerberater beauftragen
Wenn die Finanzübersicht doch zu komplex für nur eine Person wird, sollte man sich Hilfe holen. Dadurch vermeidet man grobe Fehler und kann diesen Aufgabenbereich an einen Experten abtreten. Eine entsprechende Finanzberatung kann auch hilfreich sein, um möglicherweise Schwachstellen zu finden, mehr zu sparen oder mehr Einnahmen zu generieren.
Liquidität im Blick behalten
Eine der größten Herausforderungen für Selbstständige ist das Management der eigenen Liquidität. Es reicht nicht aus, hohe Einnahmen zu generieren – wichtig ist, dass genügend Geld zur richtigen Zeit verfügbar ist. Besonders bei Projektarbeiten mit längeren Zahlungsfristen kann es zu Engpässen kommen. Deshalb sollten Sie regelmäßig einen Liquiditätsplan erstellen, in dem sowohl zukünftige Einnahmen als auch fällige Ausgaben berücksichtigt werden. So lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern – etwa durch das frühzeitige Stellen von Rechnungen oder das Anbieten von Skonti.
Privates und Geschäftliches trennen
Ein häufiger Fehler von Selbstständigen ist es, private und geschäftliche Finanzen zu vermischen. Um den Überblick zu behalten, sollte man von Anfang an ein separates Geschäftskonto nutzen. So können geschäftliche Einnahmen und Ausgaben eindeutig zugeordnet und leichter dokumentiert werden. Auch bei der Steuererklärung spart diese Trennung viel Zeit und Nerven. Achten Sie darauf, regelmäßige Entnahmen für Ihren privaten Bedarf zu definieren, damit Sie Ihr Unternehmen finanziell nicht aus Versehen schwächen.
Regelmäßige Finanzchecks einplanen
Es hilft enorm, sich feste Zeiten für einen Finanzcheck einzuplanen – etwa wöchentlich oder monatlich. So behalten Sie den Überblick über aktuelle Entwicklungen, können Ausreißer sofort erkennen und gegebenenfalls gegensteuern. Prüfen Sie dabei nicht nur Ihre Umsätze, sondern auch offene Rechnungen, Steuerverpflichtungen, Rücklagen und potenzielle Investitionen. Diese Routine stärkt nicht nur Ihr unternehmerisches Denken, sondern macht Sie sicherer im Umgang mit Geld.
Langfristige Planung nicht vergessen
Neben der täglichen oder monatlichen Kontrolle ist auch die langfristige Finanzplanung essenziell. Denken Sie frühzeitig an Altersvorsorge, Versicherungsschutz und mögliche finanzielle Engpässe, etwa durch Krankheit oder Auftragseinbrüche. Ein solider Finanzplan sollte nicht nur die nächsten Wochen, sondern auch die kommenden Jahre im Blick haben. Wer strategisch plant, kann seine Selbstständigkeit nachhaltig und sicher aufbauen – mit finanzieller Stabilität als Fundament.
