Wichtige Änderungen in der Buchhaltung im 2. Halbjahr 2025

Das Jahr 2025 bringt gravierende Neuerungen – auch in der Buchhaltung im 2. Halbjahr. Unternehmen müssen sich auf eine Digitalisierungsoffensive und rechtliche Anpassungen einstellen. Wir zeigen, was Sie unbedingt wissen müssen.

1. E‑Rechnung – flächendeckende Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E‑Rechnung im B2B-Verkehr – ein zentraler Baustein für die Buchhaltung im 2. Halbjahr. Papierrechnungen verlieren den Vorrang. Unternehmen müssen Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931 versenden – etwa als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x bis 2.3.3 .

Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen:

• 1. Januar 2025–31. Dezember 2026: E‑Rechnung möglich, Papier und PDF mit Empfängereinwilligung erlaubt.
• 1. Januar 2027–31. Dezember 2027: Umsatz > 800 000 € – nur noch E‑Rechnung. U ≤ 800 000 € – Papier/PDF mit Empfängereinwilligung.
• Ab 1. Januar 2028: Generelle E‑Rechnungs­pflicht für alle Unternehmen im B2B.

Damit rückt die Buchhaltung im 2. Halbjahr in den Fokus: Software- und Prozessanpassungen sind unausweichlich, um maschinenlesbare Formate fristgerecht verarbeiten zu können.

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2. Technische Anforderungen & Formate

Die E‑Rechnung muss vollständig strukturierte XML-Daten liefern, die maschinell lesbar sind. XRechnung und ZUGFeRD 2.x (aktuell Version 2.3.3 vom 7. Mai 2025) gelten als konform.

Hybridformat wie ZUGFeRD kombinieren PDF und XML – für den menschlichen und automatischen Verarbeitungsweg gleichermaßen. Ab dem 1.1.2025 reichen sie aus, sofern XML-Kerndaten korrekt eingebettet sind.

▶︎ Pflicht zur E-Rechnung – alles was Sie wissen müssen

3. Fristen und Sanktionen

Grundsätzlich gelten E‑Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung – analog zur Papierrechnung nach § 14 UStG. Im 2. Halbjahr 2025 sollten Unternehmen ihre Fristen und Automatisierung im Griff haben, um Verzugszinsen oder Bußgelder zu vermeiden.

Weitere Fristen:

• Einkommensteuererklärung 2024 bis 31. Juli 2025 (verlängerbar bis 28. Februar 2026 mit Steuerberater)
• Umsatzsteuervoranmeldung – je nach Umsatz monatlich/quartalsweise, jeweils am 10. des Folgemonats
• Gewerbesteuer-Vorauszahlungen am 15. Aug. 2025 (3. Quartal; weitere Termine: 15. Nov. 2025)

Ein umfassendes Fristen‑Management für die Buchhaltung im 2. Halbjahr hilft, Liquiditätsengpässe und Strafen zu vermeiden.

4. Aufbewahrungsfrist – jetzt 8 statt 10 Jahre

Ein zentraler Baustein der Buchhaltung im 2. Halbjahr 2025 betrifft die Aufbewahrung: Ab dem 1. Januar 2025 gilt – gemäß § 147 AO und § 14b UStG – eine Ver­kürzung des Aufbewahrungszeitraums für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre.

Für Belege, deren Frist noch nicht abgelaufen ist, gilt die neue Regel rückwirkend. Prüfbar ist daher, welche Dokumente bis Ende 2025 zu vernichten sind. Aktualisieren Sie Ihre Dokumentationsrichtlinien im Unternehmen.

5. Auswirkungen auf die Buchhaltungssoftware

Für das zweite Halbjahr 2025 bedeutet E‑Rechnung und kürzere Aufbewahrungspflicht konkret:

• Systeme müssen E‑Rechnungen (EN 16931-konform) erzeugen, empfangen, validieren und archivieren können.
• Im Hintergrund: Format-Vielfalt (XRechnung, ZUGFeRD 2.3.3) – valide Konvertierung unverzichtbar.
• Archivierungsprozesse anpassen: automatische Löschung nach 8 Jahren, revisionssicheres Handling sicherstellen.

Wer im zweiten Halbjahr 2025 in seiner Buchhaltung im 2. Halbjahr noch papierbasierte Prozesse fährt, läuft Gefahr, Verzögerungen und Unstimmigkeiten bei der Verarbeitung zu erleben – gerade bei Lieferantenrechnungen.

6. Digitalisierungsvorteile nutzen

Die Digitalisierung bietet handfeste Vorteile:

• 50 % schnellere Bearbeitung und 30 % geringere Fehlerquote laut Praxisbeispielen nach E‑Rechnungs-Einführung.
• Reduzierte Porto- und Druckkosten – bis zu 80 % Einsparung im Rechnungsversand. (Achtung: neue Portokosten 2025)
• Mehr Transparenz und schnellere Auswertungen im Controlling.

Für das Thema Buchhaltung im 2. Halbjahr ist damit nicht nur Compliance, sondern auch Effizienzsteigerung auf der Agenda.

7. Praxistransition und Handlungsempfehlungen

So gelingt der Übergang zur Buchhaltung im 2. Halbjahr:

1. Scannen Sie Prozesse: Wo erfolgt Rechnungserstellung oder -eingang heute papierbasiert?
2. System-Check: Kann Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung/ZUGFeRD ab Version 2.3.3 (veröffentlicht 7. Mai 2025) verarbeiten?
3. Implementierung: Stellen Sie Schnittstellen zu E-Mail, EDI, PEPPOL etc. bereit.
4. Fristenmanagement: Automatische Erinnerungen für UStVA, E‑Rechnung im 2. HJ, Steuertermine etc.
5. Archivstrategie: Revisionssichere Ablage, Löschung nach 8 Jahren.
6. Schulung & Kommunikation: Stellen Sie interne Verantwortlichkeiten und Schulungen sicher.

8. Ausblick: EU‑Meldepflicht & IFRS‑Änderungen

Im Hintergrund laufen EU‑Pläne wie ViDA (VAT in the Digital Age), Ziel 2028: EU-weiter Melde‑Mindeststandard.

Für international aufgestellte Unternehmen gelten zudem ab 2025 neue IFRS-Regelungen – etwa Änderungen an IAS 21 –, die sich insbesondere im zweiten Halbjahr 2025 in der internationalen Finanzberichterstattung auswirken.

Fazit zur Buchhaltung im 2. Halbjahr

Die Buchhaltung im 2. Halbjahr 2025 wird geprägt von drei zentralen Entwicklungen:

• Pflicht zur E‑Rechnung mit Norm‑Konformität – abgestuft bis 2028.
• Verkürzte Aufbewahrungspflicht auf 8 Jahre – sofort umsetzen.
• Strikte Fristen bei E‑Rechnung, UStVA und Steuererklärungen einhalten.

Jetzt ist die Zeit, digitale Prozesse zu optimieren – für Effizienz, Compliance und Zukunftsfähigkeit.