Wer ein Unternehmen gründet, muss viele Prozesse und Arbeitsabläufe definieren. Das Flussdiagramm ist ein äußerst hilfreiches Tool, um eine feste Reihenfolge von Schritten und Arbeitsprozessen zu visualisieren. So können auch komplexe Abläufe sehr einfach dargestellt werden.
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Die Geschichte des Flussdiagramms
Die Geschichte des Flussdiagramms geht bis in das Jahr 1921 zurück, als diese Art der Prozessdarstellung von zwei Mitarbeitern der American Society of Mechanical Engineers ins Leben gerufen wurde. Die Einfachheit und Praktikabilität des Flussdiagramms inspirierte auch andere Unternehmen, sodass es sich schnell verbreitete. Etwa 25 Jahre später etablierte sich auch eine bestimmte Form-Symbolik, die auch heute noch Bestand hat. Bis heute ist das Flussdiagramm aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und eine beliebte Methode, um Prozesse abzubilden und Aufgaben zu definieren. Neben der Anwendung in Word, Excel und PowerPoint gibt es auch professionelle Softwarelösungen, die sich auf die einfache Erfassung von Prozessen spezialisiert haben.
Elemente eines Flussdiagramms
Wer ein Diagramm erstellen möchte, sollte über die Elemente bzw. Formen eines Flussdiagramms Bescheid wissen. Für Außenstehende mögen die Symbole sehr willkürlich erscheinen. Doch jedes Symbol hat eine ganz spezielle Bedeutung. Obwohl es in der Praxis eine Vielzahl solcher Symbole gibt, sind für die Darstellung von einfachen Geschäftsprozessen vor allem vier Formen essenziell:
- Ovale Form: Die ovale Form steht für den Anfang sowie das Ende eines Prozesses.
- Rechteck: Das Rechteck symbolisiert, eine Aktivität oder eine Tätigkeit.
- Raute: Die Raute ist ein Symbol, dass die Notwendigkeit einer Entscheidung mit mindesten zwei unterschiedlichen Ausgängen darstellt.
- Pfeil: Pfeile verbinden die Symbolelemente miteinander, sodass die Reihenfolge des Prozesses klar verdeutlicht wird.
Unterschiedliche Arten von Flussdiagrammen
Da ein Flussdiagramm sehr vielfältig eingesetzt werden kann, gibt es je nach Anwendungsfall unterschiedliche Arten. Die drei gängigsten Flussdiagramme sind folgende:
- Übergeordnetes Flussdiagramm: Das übergeordnete Flussdiagramm stellt den Prozess in nur eine bestimmte Richtung dar. Das bedeutet, dass es einen definierten Beginn und ein definiertes Ende des Prozesses gibt, das ganz klar definiert ist. Mit dieser Art des Flussdiagramms können beispielsweise grundlegende Geschäftsprozesse dargestellt werden.
- Funktionsübergreifendes Flussdiagramm: Bei einem funktionsübergreifenden Flussdiagramm werden die einzelnen Prozessabläufe in Spalten unterteilt. Beispielsweise gibt es eine eigene Spalte pro Abteilung. So können Zuständigkeiten schneller überblickt werden.
- Business Process Model and Notation (BPMN): BPMN gilt als klassisches Instrument des Prozessmanagements und wird vor allem für Geschäftsabläufe verwendet. Es ist für die Gründung von Unternehmen besonders interessant.
Vorteile von Flussdiagrammen
Mit Flussdiagrammen können selbst komplexe Arbeitsabläufe einfach veranschaulicht werden. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis aller Mitarbeiter über die einzuhaltenden Schritte. Durch ein Flussdiagramm können Prozesse zudem jederzeit analysiert und überprüft werden. Dies hilft wiederum bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Schließlich geben Flussdiagramme einen Überblick über sämtliche Abläufe, Informationen und Ressourcen.
Was es bei der Erstellung von Flussdiagrammen zu beachten gilt
Bei der Erstellung von Flussdiagrammen sollten gewisse Regeln beachtet werden. Ein Flussdiagramm beginnt stets mit einem Startereignis und endet mit einem Endereignis (Oval). Die einzelnen Formen bzw. Symbole sollten klar und deutlich beschriftet werden. Verbindungspfeile dürfen sich niemals kreuzen! Bei einem Entscheidungssymbol (Raute) muss es mindestens zwei Optionen geben. Tätigkeiten (Rechteck) sollten mindestens mit einem Nomen und einem Verb beschriftet werden (z.B.: Bestellung aufgeben).
