Einen Teilzeitjob verbindet gutes Einkommen mit mehr Freizeit. Doch ganz so einfach ist es meist nicht. Als Mutter sind Kinder zu betreuen und wer sich mit mehreren Teilzeitjobs über Wasser hält, muss vor allem eins gut können: organisieren! In diesem Beitrag zeigen wir deshalb 6 Tipps, wie du deinen Teilzeitjob organisieren kannst.
Es ist eine der großen Herausforderungen der heutigen Welt. Wir müssen lernen, unsere Zeit zu organisieren. Der Tag vergeht wie im Flug. Man hat das Gefühl, dass die rasante Entwicklung es uns nicht erlaubt, das Leben zu genießen. Auch wenn ein Teilzeitjob zunächst weniger Arbeit bedeutet – viele von uns sind nebenberuflich selbstständig, haben ein Kleingewerbe oder eben mehrere Teilzeitjobs. Aktives Zeitmanagement hilft, den Arbeitstag zu organisieren. Hierzu 6 Tipps.
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1 – Ziele festlegen
Wenn Sie in die Arbeit fahren, dann steht das Ziel fest. Sie würden niemals wirr umher fahren bis sie zufällig mal die Arbeitsstätte treffen. Richtig? Einen roten Faden zu haben, ist extrem wichtig. Legen Sie vor dem Feierabend des Vortages klar fest, welche Prioritäten Sie am nächsten Tag setzen wollen und notieren Sie sich diese, damit Sie sie nicht vergessen.
Der rote Faden für den nächsten Tag ist genau diese Liste an Punkten. Sie können auch für den laufenden Monat und das laufende Jahr eine Liste anlegen. Egal wie Sie Ihren Teilzeitjob organisieren – Listen helfen, das Wichtigste im Auge zu behalten. Selbst dann, wenn die Deadline noch Wochen bevor steht.
2 – Beginnen Sie mit dem Schwierigsten
Eines der Hauptprobleme bei der Organisation Ihrer Arbeitszeit ist, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Wenn Sie am Arbeitsplatz ankommen, wählen Sie entsprechend Ihrem inneren Rhythmus die Aufgaben aus, die Sie als erstes in Angriff nehmen wollen. Vielleicht am Morgen konzeptionell, am Abend reines abarbeiten?
Ich empfehle, dass Sie mit den Aufgaben beginnen, die anspruchsvoll sind und ein hohes Maß an Konzentration und Energie erfordern. Parallel dazu werden Sie in der Lage sein, alle Probleme zu lösen, die weniger als eine Minute in Anspruch nehmen: Sie werden jeden kleinen Kreis schließen, den diese Probleme eröffnen, indem Sie sie entweder weiterleiten, delegieren oder eine E-Mail schnell beantworten. Wenn Sie mit den schwierigsten Aufgaben beginnen, können Sie sich entspannt auf die weniger fordernden Aufgaben konzentrieren.
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3 – Aufgaben im Teilzeitjob planen
Es ist praktisch, mit einem agilen Organisationssystem zu arbeiten. Kanban Boards sind sehr einfach zu bedienen und ermöglichen besten Überblick. Sie können dazu Ihren Terminkalender oder ein beliebiges Programm oder eine Anwendung zur Arbeitsverwaltung verwenden. Das Wichtigste ist, dass Sie absolut alle Aktionen planen, die Sie durchführen müssen (nicht nur die für Sie oder die Besprechungen wichtigsten). Dies ist ein großes Defizit, das überlastete Menschen haben, da sie bestimmte Dinge als wichtig einstufen, während andere – die sich zu wertvollen Details summieren – nicht registriert werden.
Ein System, das sich für mich bewährt hat, ist die Arbeit mit dynamischen Listen: Nach Bereichen (z. B. Probleme mit dem Vorgesetzten, für das Treffen mit diesem und jenem, persönliche Erinnerungen) öffnen Sie drei oder vier Kategorien von Listen, auf denen Sie wiederum die zu erledigenden Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Relevanz aufschreiben. Und Sie streichen sichtbar durch, wenn Sie die einzelnen Sequenzen abgeschlossen haben: Dieses Hervorheben des bereits Erledigten ist für Ihr Gehirn unerlässlich, damit Sie genügend Energie haben, um mit den anderen Aufgaben fortzufahren.
4 – Nur wenige und gut organisierte Meetings
In den Unternehmen, mit denen ich als Coach für Führungskräfte und Hochleistungsteams zusammenarbeite, scheint es das Syndrom der “Meetingitis” zu geben. Möglichst viele Meetings zu allen möglichen Zeiten. Mit Leuten, die vielleicht gar nicht dabei sein sollten und Inhalten, die am Thema vorbei sind. Kurz gesagt: eine außerordentliche Verschwendung von Ressourcen.
Darüber hinaus sollten allgemeine und häufige Meetings nicht länger als 30-40 Minuten dauern. Ein anschließendes Follow-up ist der Schlüssel zum Erfolg.
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5 – Den Arbeitsablauf im Teilzeitjob richtig steuern
Eine weitere Schwäche von Menschen, die nicht wissen, wie sie ihre Arbeit organisieren sollen, besteht darin, dass sie in der Regel Aufgaben übernehmen, ohne sich zu fragen, welchen Zweck sie erfüllen sollen oder in welcher Reihenfolge sie zu erledigen sind. In den letzten Jahren ist in den Unternehmen die Tendenz zu beobachten, dass die besten Mitarbeiter schneller ausbrennen, da sie oft mit Aufgaben überfordert sind, die die Schwächeren aus verschiedenen Gründen nicht erledigen.
Man muss lernen, Prioritäten zu setzen zwischen Dringendem und Wichtigem, zwischen dem, was delegiert werden kann, und dem, was für den Moment beiseite gelegt werden kann, um den Arbeitsfluss zu steuern. Die meisten arbeiten am Boden, wo sie idealerweise mit den schwereren und wichtigeren Themen des Tages beginnen und dann mit den verbleibenden kleineren Aufgaben ergänzen können.
6 – Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit für sich selbst
So wichtig es ist, seine Arbeit zu erledigen, so wichtig ist es auch, sich Zeit für sich selbst zu nehmen, innezuhalten und einen Sinn in dem zu finden, was man tut. In der Hektik der Arbeit zögert man oft und lässt die menschliche Seite beiseite, die wichtig ist, damit man das, was man tut, mit Leidenschaft und Energie weiterleben kann. In Ihrem Terminkalender sollten Sie Pausen und auch unaufschiebbare persönliche Aktivitäten eintragen: Machen Sie sie wichtig.
Bei der Arbeit ist es wichtig, Pausen zu machen: Es wird empfohlen, alle anderthalb Stunden den Körper zu dehnen, verschiedene Atemtechniken zu erlernen oder Meditation und Achtsamkeit zu praktizieren, um neue Energie zu tanken. Es ist auch wichtig, dass Sie Ihren Arbeitsplan so klar wie möglich definieren. Denken Sie daran, dass Sie ein persönliches Leben haben, das Ihrer Existenz einen Sinn gibt: schieben Sie es nicht auf.
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Teilzeitjob organisieren mit Tagesplan
Viele Menschen denken, dass es ausreicht, einen Tagesplan zu führen, aber wir wissen jetzt, dass dies nicht ausreicht. Vor allem überraschende und sich überschneidende Aufgaben machen einen Tagesplan mehr zum Stressfaktor als zur Lösung. Denn wenn Körper, das Gehirn und der Geist nicht wissen, wo sie anfangen sollen, dann bricht Chaos und Stress aus.
Deshalb ist es wichtig, den Teilzeitjob organisieren zu lernen. Es geht um Prioritäten zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen zu setzen, Produktivitätsroutinen zu haben und zu lernen, wie man ständig Verbesserungen erzielt. Es geht also darum, Fähigkeiten zu erwerben, mit denen sich Dutzende von Arbeitsabläufen verwalten lassen. Der Erfolg wird sich schnell einstellen und die Teilzeitjob noch mehr Spaß machen.
