agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten – Leitfaden mit 25 Praxis Tipps

25 Wege zur Verbesserung der Produktivität bei der Arbeit

Gibt es eine Möglichkeit, die Lebensqualität im Büro zu verbessern? Lässt sich durch agiles Arbeiten sogar die Produktivität steigern? Studien haben ergeben, dass agile Projekte bis zu 80% effektiver sind. Die Gründe hierfür sind vielfältig:

  1. weniger Konflikte durch gezielte Kommunikation.
  2. geringer Ausschuss, weil weniger nachgebessert werden muss.
  3. schnellere und bessere Ergebnisse als im klassischen Wasserfall Modell.
  4. höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.
  5. niedrigere Kosten.

Egal ob Sie als Unternehmer den Kostenvorteil oder die schnellere Zielerreichung im Vordergrund sehen. Agiles Arbeiten ist mehr als ein Trend. Es ist die Zukunft, wie wir Projekte gestalten. Agiles Arbeiten ist somit kein Trend sondern die Lösung vieler Probleme.

 

Das Grundproblem

Ich möchte mehr leisten doch ich kann es nicht, denn ich ersticke in meiner Verantwortung. Die Arbeitswelt ist komplex geworden. Sie gleicht einem Dschungel und für diejenigen unter uns, die sich durch die Nutzung von Wissen weiterentwickeln, führt dies zu Stress, weil die Arbeit schlecht ausgeführt wird oder die Routine überhaupt nicht ausgewogen sind. Führung wird in einem derartigen Umfeld praktisch unmöglich. Doch ohne Führung und klares Ziel kann auch das Team keine guten Ergebnisse liefern.

Kreativität als Erfolgsfaktor

Agiles arbeiten – und allen voran Scrum als Methode – haben die Arbeitswelt revolutioniert. Egal ob Sie Geschäftsprozesse automatisieren möchten oder eine Produkteinführung planen. Immer dann, wenn Sie Neuland betreten, gibt es keinen etablierten Weg. Es gibt keinen Pfad dem Sie folgen können. Und dieses Grundproblem zieht sich wie ein roter Faden durch den Prozess. Wie sollen Sie Kosten schätzen, wenn die Referenz fehlt? Welchen Zeitaufwand legen Sie zu Grunde?

 

Agiles Arbeiten als Lösung 

Agiles Arbeiten ist die Lösung für die zuvor beschriebenen Probleme. Für Konzepte wie Scrum benötigen Sie normal ein zwei tägiges Seminar. Wir haben dennoch versucht, alle wichtigen Punkte in einen leicht verständlichen Leitfaden zu packen. Den Leitfaden mit 25 Punkten zum agilen Arbeiten haben wir Ihnen im Artikel veröffentlicht.

 

Leitfaden agiles Arbeiten

  1. Bereiten Sie sich auf Ihre Rückkehr am Sonntagnachmittag vor. Überprüfen Sie Ihre Verpflichtungen für die nächsten Tage, was Sie noch offen haben und was Sie noch erledigen müssen. Erfrischen Sie sich mit einem Blick in Ihren Terminkalender. Nur zur Erinnerung: Es handelt sich nicht um Ihren Wochenrückblick.
  2. Bevor Sie zur Arbeit gehen, setzen Sie sich zwei wichtige Aufgaben, die Sie als Erstes am Morgen erledigen müssen, und tun Sie sie! Nehmen Sie nach Möglichkeit keine Anrufe oder andere Unterbrechungen entgegen. So ist sichergestellt, dass Sie immer etwas in der Tasche haben, wenn Sie nach Hause kommen.
  3. Legen Sie strenge Ankunfts- und Abfahrtszeiten fest. Sie können um 5 oder 10 Minuten variieren, aber nicht mehr. Konzentrieren Sie sich auf die Arbeit und schalten Sie Ablenkungen und nicht zusammenhängende Aktivitäten aus.
  4. Achten Sie auf Ihre Ernährung. Nehmen Sie morgens oder nachmittags etwas zu essen mit, z. B. ein Stück Obst. Das wird den Motor ankurbeln, damit die Party weitergeht und weitergeht.
  5. Missbrauchen Sie den Kaffee nicht. Als zwanghafte Kaffeetrinkerin versuche ich, die Gewohnheit mit einem Ersatzprodukt umzukehren. Ich bin ein Fan von grünem Tee geworden.
  6. Machen Sie Pausen. Kleine Pausen zwischen dem Ende einer Aufgabe und dem Beginn der nächsten dienen dazu, eine psychologische Trennung zwischen den beiden Aufgaben herzustellen. Wenn es Ihnen schwerfällt, Ihren Schreibtisch zu oft zu verlassen, suchen Sie sich ein Fenster und lassen Sie Ihren Blick für ein paar Minuten schweifen.
  7. Wenn Sie einen geteilten Tag arbeiten, schalten Sie in der Mitte des Tages ab. Reden Sie nicht über die Arbeit. Gehen Sie zum Mittagessen nach Hause und sprechen Sie mit Ihrer Frau, oder treffen Sie sich mit einem Kollegen. Wenn Sie allein essen, nehmen Sie sich Zeit für einen Spaziergang in einem nahe gelegenen Park, um neue Energie zu tanken.
  8. Verpflichten Sie sich, Ihre E-Mails nicht öfter als 2 oder 3 Mal am Tag abzurufen. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies ein Problem mit Ihren Kunden sein könnte, lassen Sie sie wissen, wann sie anrufen und wie Sie Ihre E-Mails abrufen können.
  9. Übertragen Sie das oben Gesagte auf Ihr Telefon. Bei der Arbeit gibt es nichts Besseres als ein geschlossenes Telefon. Verwenden Sie Voicemail. Ich kann nicht widerstehen, mein Smartphone in die Hand zu nehmen und eine Frage zu stellen, egal wie absurd sie ist.
  10. Sorgen Sie für eine saubere und aufgeräumte Arbeitsumgebung mit der erforderlichen Anzahl von Gegenständen und Werkzeugen auf dem Tisch. Sie vermeiden Ablenkungen und können sich leichter auf Ihre Aufgaben konzentrieren.
  11. Sie können auch eine App wie Evernote oder OneNote verwenden, um den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten. Ein Stift und Papier kann einen Moment der entfesselten Kreativität jedoch oftmals viel besser einfangen. Es kommt hier nämlich weniger auf das Tool an, als auf die Tatsache, dass die kreative Idee festgehalten wird.
  12. Arbeit mit einem Posteingang, einem elektronischen und einem Papier-Eingang. Es ist wichtig zu wissen, wohin wir alles schicken, was unsere Aktivität erzeugt, damit wir es später wiederfinden können, ohne darüber nachzudenken, wo wir es gelassen haben. Im Papierfach werden Post und andere Dokumente gesammelt, die Sie noch nicht in digitaler Form erhalten haben.
  13. Lernen Sie, Ihren Geist zu leeren. Werfen Sie alle Ihre Gedanken, unerledigten Angelegenheiten, Probleme … auf ein leeres Blatt Papier. Schreiben Sie jeden Anruf, jede E-Mail und jede Entscheidung auf und senden Sie sie an Ihren Posteingang.
  14. Sie brauchen ein Listensystem, um alle Themen, an denen Sie arbeiten, zu verwalten. Ich spreche nicht von der Ticketing- oder Aufgabenanwendung, die Sie zur Verwaltung von Projekten verwenden, sondern von etwas Persönlichem. Wenn Sie sich durch eine Flut von Aktivitäten bewegen, empfehle ich ein System mit mehreren Listen (GTD). Für statischere Funktionen können Sie eine einzelne Liste verwenden.
  15. Arbeiten Sie mit einem geschlossenen Listensystem. Arbeiten Sie mit einer Liste der nächsten Aktionen und öffnen Sie sie erst dann für neue Einträge, wenn Sie fertig sind. Wenn die Liste sehr voll ist, arbeiten Sie mit einer kleineren Liste mit wesentlichen Aufgaben (z. B. für Aufgaben, die Sie heute oder am Morgen erledigen müssen). Eine Methode, die agiles Arbeiten geprägt hat, ist Kanban. Hier legt man eine Liste mit drei Spalten „offen“ / „in Arbeit“ / „erledigt“ an, weil sich jede Aufgabe in diese 3 Grundformen einsortieren lässt.
  16. Wenn es eine Unterbrechung gibt, notieren Sie sich, was Sie gerade tun, das ist nützlich, um wieder einzusteigen. Tipp: am Ende des Tages, am Abend vor dem Wochenende oder vor dem Urlaub auftragen (in diesem Fall sollte die Anwendung intensiver sein).
  17. Sie können die persönliche Produktivität anderer nicht beeinflussen. Schicken Sie jede Anfrage an den „Posteingang“ der betreffenden Person. Sie können einer anderen Person keine „nächste Aktion“ auferlegen. Die andere Person muss von sich aus sich der Sache annehmen. Aufgaben diktieren funktioniert nicht.
  18. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung im selben Büro durch. Wenn Sie GTD verwenden, werden Sie bereits mit dem Prozess vertraut sein. Wenn nicht, beschränken Sie sich darauf, alle Ihre Aktionslisten, Ihr E-Mail-Konto und Ihr Papiermaterial durchzusehen und vorzubereiten, was Sie in der nächsten Woche zu tun haben.
  19. Dialog mit Kollegen. Sowohl um Projekte zu koordinieren als auch um herauszufinden, wie ihr Leben verläuft. Ein direkter und offener Kontakt erleichtert die Beziehung, auch wenn sie nie eng ist.
  20. Lassen Sie sich nicht von Emotionen hinreißen. Bewahren Sie einen kühlen Kopf und sprechen Sie Probleme in der richtigen Sprache an. Sie sind vielleicht nicht derjenige, der das Problem verursacht, aber Sie können Teil der Lösung sein.
  21. Wenn es eine Unterbrechung gibt, notieren Sie sich, was Sie gerade tun. Das ist nützlich, um später wieder einzusteigen. Tipp: am Ende des Tages, am Abend vor dem Wochenende oder vor dem Urlaub aufschreiben. Listen und Stichpunkte sind einfach und effektiv. Sie ermöglichen agiles Arbeiten erst.
  22. Sie können die persönliche Produktivität anderer nicht beeinflussen. Schicken Sie jede Anfrage an den „Posteingang“ der betreffenden Person. Sie können einer anderen Person keine „nächste Aktion“ auferlegen (wenn es sich nicht um einen Untergebenen handelt). Vertrauen Sie ihrem organisatorischen Urteilsvermögen.
  23. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung im selben Büro durch. Wenn Sie GTD verwenden, werden Sie bereits mit dem Prozess vertraut sein. Wenn nicht, beschränken Sie sich darauf, alle Ihre Aktionslisten, Ihr E-Mail-Konto und Ihr Papiermaterial durchzusehen und vorzubereiten, was Sie in der nächsten Woche zu tun haben.
  24. Dialog mit Kollegen. Sowohl um Projekte zu koordinieren als auch um herauszufinden, wie ihr Leben verläuft. Ein direkter und offener Kontakt erleichtert die Beziehung, auch wenn sie oberflächlich ist.
  25. Lassen Sie sich nicht von Emotionen hinreißen. Bewahren Sie einen kühlen Kopf und sprechen Sie Probleme in der richtigen Sprache an. Sie sind vielleicht nicht derjenige, der das Problem verursacht, aber Sie können Teil der Lösung sein.

Diese Liste umfasst nur 25 Maßnahmen, um unsere Aktivitäten und unser Umfeld zu organisieren und dem Stress zu entkommen. Natürlich glaube ich, dass Sie als Fachmann Ihre eigenen Rezepte haben. Ich möchte, dass wir diesen Leitfaden gemeinsam fertigstellen.

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Von Sebastian

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